Kertas bercakap kertas senarai fakta dan idea utama mengenai topik atau peristiwa tertentu. Digunakan secara meluas dalam perhubungan awam dan komunikasi, kertas tugasan bercakap membantu mereka yang bertanggungjawab untuk bercakap kepada orang ramai memberikan maklumat yang jelas, tepat dan konsisten. Kertas soalan bercakap digunakan kedua-duanya untuk menjangkau orang ramai untuk memberi maklumat dan memberi respons kepada pertanyaan awam semasa krisis. Dengan "bercakap dengan satu suara" menggunakan kertas tugasan bercakap bersama, sesebuah organisasi boleh meningkatkan keberkesanan program komunikasinya.
Menulis Kertas Mata Bicara
Sebelum memulakan kerja pada kertas soalan anda, anda perlu memastikan anda mempunyai maklumat yang tepat. Mencari mereka yang paling terlibat dengannya. Sebagai contoh, jika anda perlu membuat mata bercakap tentang masalah anggaran, bercakap terus dengan eksekutif kanan dengan pengawasan anggaran. Jangan bergantung pada perkataan mulut. Tanya sumber anda soalan-soalan terperinci dan minta dia cuba untuk tidak "berputar" atau menceritakan butirannya. Pastikan anda mengambil nota terperinci.
Kertas soalan bercakap anda akan terdiri daripada satu siri titik peluru, masing-masing dengan satu atau lebih ayat yang mengikutinya. Tidak perlu pengenalan atau teks lain. Tajuk itu: "Maklumat untuk Awam." Jangan tandakan kertas tulis anda sebagai "sulit." Anda tidak cuba untuk menyembunyikan apa-apa, dan maklumat di atas kertas bercakap adalah untuk orang ramai.
Mulakan dengan fakta: siapa, apa, di mana dan bila. Letakkan diri anda di kasut orang yang tidak tahu tentang perniagaan atau organisasi anda, sejarahnya atau aktiviti baru-baru ini. Titik peluru pertama anda hanya perlu menyatakan fakta keadaan. Sebagai contoh: "Pada 1 Julai, Syarikat X akan mengurangkan 30 peratus tenaga kerja domestiknya di loji di Oregon dan Idaho." Maklumat asas ini disediakan di mata bercakap supaya mereka yang menyampaikan maklumat itu tidak sengaja membuat kesilapan faktual, yang membawa kepada kekeliruan.
Peluru berikut akan memberikan maklumat yang lebih terperinci tentang proses atau aktiviti. Jika kertas tugasan bercakap anda bertindak balas terhadap peristiwa negatif, kongsi maklumat positif, tetapi jangan cuba mengecilkan negatif. Media dan orang ramai akan menginginkan maklumat mengenai butirannya. Sebagai contoh: "Apakah proses untuk memberitahu pekerja apabila mereka akan ditamatkan? Adakah terdapat bayaran pesangon atau latihan semula?" Cuba untuk menjangkakan soalan-soalan ini dan jawapannya siap. Ingat, kata-kata yang anda pilih untuk setiap mata ini akan digunakan semula oleh mereka yang menyampaikan berita.
Titik peluru akhir kertas tugasan bercakap harus memberi tumpuan kepada mesej penting yang anda mahu penceramah pergi. Ini boleh menjadi fakta utama, pelan atau visi. Sebagai contoh: "Kami sedih dengan masalah yang kita tahu keluarga akan menghadapi akibat keputusan ini, tetapi berharap dengan pemulihan ekonomi ini akan menjadi pemotongan jangka pendek." Jangan, dalam apa jua keadaan, masukkan dalam poin kertas bercakap anda yang anda tidak mahu jurucakap anda membuat. Mata-mata bercakap bukan dokumen peribadi dan boleh dibaca oleh media.
Sebaik sahaja anda telah menyelesaikan kertas petikan bercakap anda, berjumpa dengan mereka yang terlibat dan dengan pemimpin kanan dalam organisasi anda untuk semakan. Menggabungkan apa-apa maklum balas dan mengembangkan senarai edaran yang termasuk mereka yang mungkin diminta untuk bercakap atau berkongsi maklumat dengan orang ramai. Ini mungkin termasuk eksekutif atau pemimpin yang terlibat, jurucakap, yang lain yang terlibat dalam komunikasi di organisasi dan kakitangan anda dengan peranan yang melibatkan orang ramai.
Petua
-
Jujur dan jelas. Pastikan mata anda pendek. Mata kurang lebih baik. Pembesar suara boleh ingat hanya beberapa mata pada satu-satu masa.
Amaran
Jangan sekali-kali meletakkan maklumat dalam mata bercakap yang anda tidak mahu dijadikan awam. Jangan overstress positif.
