Agenda mesyuarat yang berstruktur adalah alat yang berharga untuk memastikan bahawa mesyuarat mencapai hasil yang diinginkan dalam masa yang diperuntukkan. Garis-garis besar aktiviti yang akan dijalankan, serta senarai tajuk-tajuk tertentu yang akan dibincangkan, harus bertujuan membimbing para peserta melalui pertemuan. Oleh itu, agenda memainkan peranan yang penting dalam memastikan mesyuarat itu produktif.
Advance Communication
Agenda memastikan maklumat yang berkaitan dengan isu-isu yang akan dibincangkan disampaikan kepada peserta terlebih dahulu. Akibatnya, ia akan memberi peserta masa yang mencukupi untuk melakukan penyelidikan dan konsultasi mereka kerana agenda mengandungi senarai topik atau isu yang perlu ditangani. Di samping itu, peserta akan mengetahui sama ada mereka dijadualkan bercakap atau membuat persembahan. Semua ahli yang dijemput untuk mesyuarat tahu apa yang diharapkan.
Objektif Mesyuarat
Agenda penting dalam memastikan peserta memberi tumpuan kepada topik yang ada. Ini kerana ia mengandungi senarai matlamat mesyuarat, serta isu utama yang penting dalam memastikan perbincangan tertumpu pada tujuan mesyuarat. Secara alternatifnya, ini dapat dicapai dengan memaklumkan peserta keutamaan atau memberi pertimbangan kepada semua isu dan projek yang mempengaruhi setiap peserta.
Melibatkan Anggota
Di samping menekankan tujuan mesyuarat itu, pratonton lisan mengenai agenda pada permulaan mesyuarat membantu menetapkan kadar mesyuarat. Ia juga memberi peluang kepada peserta untuk mengenal pasti sudut pandangan mengenai sesuatu isu, dan juga tempat kembali apabila mesyuarat itu dipadamkan. Akibatnya, para peserta dapat memahami aliran pertemuan dan untuk menceburkan diri dengan cukup dalam perbincangan.
Alat Pengurusan Masa
Agenda menyediakan rangka kerja langkah demi langkah untuk mengadakan mesyuarat yang berkesan dan cekap. Ia membantu memastikan penggunaan peserta masa yang berkesan, terutamanya jika agenda termasuk masa yang akan dibenarkan untuk setiap item dalam agenda. Melekat pada pemberian masa membantu para peserta untuk terus memberi tumpuan kepada isu dan kebimbangan yang penting.
