Agendas membentuk jangkaan mesyuarat. Menggunakan templat agenda menyediakan penyeragaman dan format rasmi untuk mesyuarat pengarah. Perancangan untuk mesyuarat menunjukkan profesionalisme dan kesediaan untuk mengadakan mesyuarat yang lancar. Mengedarkan agenda anda sehari atau dua sebelum mesyuarat itu akan membolehkan para jemputan menyediakan dan menjangka persembahan dan perbincangan mesyuarat. Pengarah sering mempunyai jadual yang sibuk dengan sedikit masa untuk menyusun dokumen rumit. Semakin mudah anda boleh membuat format agenda, semakin mudah bagi para pengarah dan pembantu untuk menentukan tujuan pertemuan, lokasi dan topik.
Buat agenda mesyuarat pengarah anda dalam program pemproses kata, seperti Microsoft Word. Word adalah aplikasi yang paling boleh diakses dan menyediakan beberapa templat agenda mesyuarat yang boleh dimuat turun yang anda mungkin ingin digunakan sebagai titik permulaan. Anda boleh menyesuaikan agenda dengan logo dan nama syarikat anda.
Masukkan nama mesyuarat, tarikh, masa, lokasi dan maklumat panggilan persidangan di tajuk agenda. Hadirkan maklumat dengan jelas, di bahagian atas halaman dan berpusatkan supaya jemputan jelas mengetahui bagaimana dan bila untuk mengakses mesyuarat. Anda juga mungkin mahu menyertakan senarai undangan dan fasilitator sebagai ruang pada halaman yang dibenarkan.
Sebutkan topik agenda daripada pengarah yang mengambil bahagian. Hantar e-mel sekurang-kurangnya seminggu sebelum mesyuarat untuk meminta topik agenda. Senarai topik agenda mengikut cara bagaimana anda merancang untuk membentangkan setiap topik. Pada template, senaraikan setiap item agenda dengan nombor di sebelah kiri dan nama orang yang bertanggungjawab untuk mengetuai perbincangan di sebelah kanan topik. Jika masa adalah terhad, anda mungkin ingin menetapkan bingkai masa untuk setiap topik, menyenaraikannya di sebelah item agenda.
Senaraikan "Langkah Seterusnya" dan "Item Lain" sebagai item terakhir dua agenda anda. Ini akan membolehkan mesyuarat anda dibungkus dengan apa-apa perkara pelan tindakan dan topik lain yang mungkin tidak disenaraikan secara rasmi dalam agenda.
Petua
-
Gunakan format agenda yang sama untuk mesyuarat pengarah seterusnya. Para pengarah akan terbiasa melihat format agenda dan dengan mudah melihat butiran dan topik pertemuan. Pastikan bahawa agenda anda tidak teratur, mempunyai banyak ruang di antara garisan dan jelas menunjukkan tujuan dokumen dan alasan untuk pertemuan itu.
