Mesyuarat boleh menjadi bahagian yang paling produktif pada hari anda, atau pembaziran masa yang lengkap. Ini semua bergantung kepada struktur mesyuarat, dan kemahiran pemimpin yang menjalankan mesyuarat. Sekiranya tugas anda untuk mengadakan mesyuarat, salah satu matlamat anda yang paling penting ialah membuat agenda. Memeterai item-item agenda yang betul untuk mesyuarat adalah penting, kerana item agenda menetapkan nada untuk mesyuarat itu dan membantu memastikan perbincangan tidak berjalan.
Label item agenda sebagai "maklumat" jika tujuannya adalah untuk menyediakan latar belakang untuk peserta lain di mesyuarat tersebut. Contohnya, ahli pasukan projek mungkin perlu menjelaskan skop perubahan perisian yang dicadangkan pada mesyuarat permulaan awal. Item agenda mesyuarat jenis ini adalah maklumat. Para peserta tidak perlu bersetuju atau tidak bersetuju dengan perkara ini; mereka hanya perlu menyerap maklumat.
Buat agenda mesyuarat penasihat untuk butir-butir yang memerlukan perbincangan tetapi tidak diharapkan dapat diselesaikan pada mesyuarat. Perkara agenda penasihat memberi peluang kepada para peserta untuk berkongsi kebimbangan mereka dan memberi pendapat mereka tentang perkara yang dibincangkan. Sebagai contoh, pertemuan mengenai peningkatan perkakasan komputer yang dicadangkan mungkin termasuk beberapa item agenda penasihat, termasuk perbincangan mengenai penyelesaian perkakasan yang sedang dipertimbangkan. Pemimpin projek mungkin memberi gambaran ringkas mengenai setiap penyelesaian yang dicadangkan, diikuti oleh perbincangan umum oleh peserta mesyuarat yang selebihnya.
Labelkan item agenda mesyuarat sebagai "menyelesaikan masalah" jika tujuannya sebenarnya datang ke resolusi semasa mesyuarat. Label ini berdasarkan matlamat untuk mesyuarat tertentu yang anda merancang. Item agenda boleh dilabel sebagai penasihat pada satu mesyuarat dan penyelesaian masalah pada masa depan apabila projek bergerak dari awal hingga penyelesaian. Sebagai contoh, item agenda penasihat mengenai pilihan perkakasan boleh beralih kepada penyelesaian masalah pada mesyuarat yang akan datang, apabila peserta diminta untuk memilih penyelesaian perkakasan.
Buat agenda agenda mesyuarat yang dilabelkan "permintaan bantuan" jika tujuannya adalah untuk meminta peserta pertemuan yang lain untuk mendapatkan bantuan. Item ini boleh dijadikan sebagai tindak lanjut untuk mesyuarat seterusnya, dengan setiap ahli pasukan projek menyediakan kemas kini dan memberi maklumat pasukan yang lain mengenai status projek.
