Menjana dan menghantar invois boleh menjadi proses yang memakan masa. Namun, ia bukan satu proses yang harus dilangkau atau diabaikan. Invois yang direka dengan baik membantu perniagaan mendapat bayaran dan memberikan perlindungan undang-undang untuk kedua-dua pihak. Sekiranya anda pernah diaudit oleh Perkhidmatan Hasil Dalam Negeri, sistem invois anda boleh membuktikan pendapatan anda yang dilaporkan.
Asas Invois
Apabila seorang penjual ingin mendapatkan bayaran untuk barangan atau perkhidmatan, dia menghantar invois. Invois adalah dokumen yang memperincikan komponen kewangan transaksi perniagaan. Invois termasuk nama dan maklumat kenalan pembeli dan penjual, perihalan perkhidmatan atau barang yang diberikan, kos setiap item dan jumlah amaun yang kena dibayar. Invois biasanya termasuk tarikh bayar pembayaran, nombor invois dan kaedah pembayaran pilihan.
Dibayar
Invois membantu syarikat dalam mendapatkan bayaran penuh dan dibayar tepat pada masanya. Ia boleh menjadi sukar untuk dibayar tanpa invois yang betul. Syarikat biasanya menuntut penerimaan invois terperinci sebelum membuat pembayaran. Terma pembayaran boleh membantu syarikat mengumpul piutang dengan cepat. Contohnya, syarikat boleh mengatakan bahawa pembayaran akan dibayar selepas penerimaan, dalam tempoh 30 hari dari penerimaan atau 60 hari penerimaan. Termasuk polisi yuran lewat pada invois - contohnya, bayaran lewat tertakluk kepada yuran $ 20 - juga boleh membantu memastikan pembayaran segera.
Menubuhkan Hak Undang-Undang
Invois menyediakan bukti bahawa produk dan perkhidmatan dihantar dan menubuhkan hak syarikat untuk pembayaran. Sekiranya pelanggan tidak membayar, syarikat boleh menggunakan kontrak dan invois untuk menunjukkan undang-undang ke mahkamah undang-undang bahawa ia berhutang pembayaran. Begitu juga, syarikat itu boleh menyimpan salinan invois dan amaun yang dibayar kepada kontraktor dan vendor untuk menegaskan bahawa ia telah menyelesaikan kewajipan kontraktual untuk pembayaran.
Bukti Audit
Walaupun anda melakukan semuanya dengan baik, selalu ada kemungkinan perniagaan anda dapat diaudit oleh IRS. Semasa audit, IRS ingin memastikan bahawa anda telah melaporkan semua pendapatan yang anda terima sepanjang tahun. Sekiranya anda mempunyai sistem invois berangka yang teratur, IRS mempunyai lebih banyak keyakinan bahawa anda telah melaporkan pendapatan sepenuhnya dan betul. Sekiranya invois tidak menentu atau tidak wujud, beban bukti adalah untuk anda menunjukkan bahawa anda tidak menyembunyikan apa-apa pendapatan.
