Dengan kemajuan teknologi yang berterusan, salah satu trend terkini abad ke-21 telah menjadi pejabat tanpa kertas yang dipanggil. Pejabat tanpa kertas tidak benar-benar sepenuhnya tanpa kertas, tetapi menggunakan minimum kertas dan menukar dokumentasi sebanyak mungkin ke bentuk digital. Pejabat tanpa kertas mempunyai kelebihan dan kekurangan, kedua-duanya harus dipertimbangkan oleh organisasi yang mempertimbangkan peralihan dari penyimpanan rekod konvensional.
Lebih Kompak dan Cekap
Fail digital memerlukan lebih banyak ruang fizikal daripada fail kertas, dan lebih mudah untuk disimpan. Di samping itu, fail digital yang diarkibkan lebih mudah diakses daripada fail kertas arkib. Fail digital boleh dikongsi dengan mudah di kalangan ramai pengguna sekaligus, dan diakses dari lokasi terpencil, meningkatkan kecekapan kerja.
Kesedaran Secara Envionmentally
Fail kertas yang lebih sedikit bermakna kertas kurang digunakan untuk salinan salinan dan untuk penyimpanan rekod umum. Faktor ini menjadikan pejabat tanpa kertas lebih sedar tentang alam sekitar dalam kebanyakan keadaan. Untuk majalah dalam talian dan penerbitan lain, penerbitan secara digital bermakna penghapusan dakwat yang mengandungi logam berat, pelarut dan bahan lain yang berbahaya kepada alam sekitar.
Permasalahan Perisian dan Perkakasan
Pejabat tanpa kertas hanya cekap kerana perisian dan perkakasan yang digunakan untuk menyimpan rekod membolehkan pekerja menjadi. Pepijat perisian dan kerosakan peralatan boleh menyebabkan gangguan besar kepada kerja-kerja pejabat tanpa kertas. Penyelenggaraan perisian dan perkakasan pejabat tanpa kertas juga menjadi kebimbangan; Kakitangan atau perunding teknologi (IT) maklumat sering menjadi keperluan, serta juruteknik untuk berkhidmat perkakasan secara teratur.
Kesalahan Penyertaan Data dan Keluk Pembelajaran
Seperti mana-mana peralihan, peralihan ke pejabat tanpa kertas sering melibatkan lengkung pembelajaran, terutamanya dalam persekitaran pejabat di mana pekerja tidak berakal komputer. Kesalahan kemasukan data boleh mahal dan boleh menyebabkan masalah utama. Di samping itu, kemasukan data dan kesalahan pemfailan boleh mengakibatkan salah mengklasifikasikan rekod, menjadikannya sukar atau mustahil untuk mencarinya pada suatu masa nanti.
Kekhuatiran Keselamatan
Rekod digital boleh terdedah kepada akses yang tidak dibenarkan, sama ada dengan menggodam atau dengan keselamatan yang lemah di pihak kakitangan. Terutama dengan rekod undang-undang dan perubatan yang sensitif, kehilangan data boleh mengakibatkan liabiliti yang besar bagi syarikat yang terlibat, terutama jika kecuaian terlibat. Pembuangan rekod digital memberikan kesukaran khusus, terutamanya dalam persekitaran rangkaian yang dikongsi. Hanya memadamkan fail tidak memadamkan rekod digital sepenuhnya, sama seperti melemparkan dokumen ke dalam tong sampah tidak boleh menghalang orang lain daripada mengambil kertas itu kemudian.
