Pejabat tanpa kertas boleh membantu alam sekitar, tetapi ia boleh menyebabkan sakit kepala proses jika sistem aliran kerja yang mencukupi tidak disediakan. Menggerakkan segalanya ke dalam ruang digital memerlukan mewujudkan kawalan dokumen dan prosedur aliran kerja yang memastikan tiada apa-apa yang hilang dalam peralihan. Apabila kotak masuk fizikal merosot ke dalam tong sampah sejarah, maya mesti menggantikannya.
Going Digital
Di pejabat tanpa kertas, matlamatnya adalah untuk menggerakkan segala yang mungkin dalam talian. Dokumen cetakan diimbas dan diletakkan di lokasi yang dikongsi di sistem komputer anda di mana pengguna yang dibenarkan boleh mengaksesnya. Sebagai tambahan kepada manfaat alam sekitar, pejabat tanpa kertas yang diurus dengan baik dapat membuat informasi lebih mudah untuk dicari daripada dalam sistem pengajuan tradisional. Folder di dalam arkib maya menyimpan dokumen yang lama supaya mereka tidak kekurangan kawasan yang sering diakses tetapi masih tersedia apabila diperlukan.
Kalendar Dikongsi
Mengalihkan jadual pekerja ke dalam kalendar bersama membolehkan majikan menguruskan masa bercuti dan perkara-perkara lain yang menjejaskan jadual kerja. Ia juga membolehkan rakan sekerja menjejaki mesyuarat dan acara terjadual yang lain. Pasukan yang berkongsi kalendar kerja dapat memantau sesiapa dan siapa yang berada di luar pejabat dan boleh menyusun aliran kerja pada projek-projek dengan pemikiran itu. Mampu melihat pihak berkepentingan utama menuju ke persidangan pada akhir minggu, contohnya, boleh mendorong seseorang untuk mendapatkan draf dokumen utama atau kontrak selesai dengan lebih cepat supaya pihak berkepentingan akan mendapat peluang untuk menawarkan masukan mereka sebelum kandungan selesai.
Pengurusan dokumen
Pejabat tanpa kertas memerlukan sistem yang mengarahkan bagaimana dokumen dikekalkan dan disimpan. Buat dokumen penamaan dokumen dan folder untuk membuat dokumen mudah dicari. Sistem pengurusan dokumen sering membenarkan kedua-dua "menyemak" dan menjejak perubahan. Ini menghalang berbilang orang daripada bekerja pada dokumen pada masa yang sama dan membenarkan kawalan versi. Memandangkan dokumen yang dikemas kini di lokasi dikongsi akan mengurangkan masalah yang berlaku apabila pengguna memuat turun fail, membuat kemas kini dan menghantar mereka keluar melalui e-mel dan kemudian gagal untuk menyimpan versi rasmi semasa.
Pengurusan projek
Perisian pengurusan projek membantu menjejaki tonggak projek dan tarikh akhir. Anda memerlukan sistem yang dapat menjejaki tugas dan jadual projek dan membolehkan pekerja menunjukkan apabila sesuatu telah selesai. Pemberitahuan harus memberi isyarat kepada seseorang apabila tugas baru memerlukan perhatiannya. Individu dapat menjejaki projek mereka sendiri, sementara para pengurus dapat melihat secara holistik apa yang sedang dilakukan di seluruh tim dan mengalokasikan kembali sumber daya yang diperlukan. Projek harus diarkibkan secara digital setelah selesai, bersama-sama dengan pelajaran yang dipelajari, maka pemindahan pengetahuan dapat dengan mudah terjadi apabila proyek yang sama dimulai kemudian.
