Sebagai pengurus atau penyelia, anda perlu memastikan kakitangan anda mengikuti dasar dan prosedur yang berbeza yang ditetapkan untuk organisasi anda. Ia bukan sesuatu yang luar biasa bagi dasar dalam organisasi untuk berubah secara tetap, terutamanya jika anda bekerja dalam lingkungan yang dinamik atau tidak menentu. Cara untuk mengkomunikasikan dasar dan prosedur adalah dalam penetapan kumpulan. Ini membolehkan anda untuk menutup semua bahan sekaligus dan memberi peluang kepada setiap orang untuk bertanya.
Bacalah bahan untuk mendapatkan pemahaman yang mendalam. Sebelum anda boleh menyemak dasar dan prosedur dengan kakitangan anda, anda mesti terlebih dahulu membacanya beberapa kali. Serlahkan sebarang maklumat yang mungkin memerlukan penjelasan yang lebih terperinci. Teruskan membaca bahan sehingga anda memahami sepenuhnya segala-galanya. Cuba untuk menjangkakan beberapa soalan yang boleh ditanya oleh kakitangan anda.
Berikan kakitangan anda satu salinan handout, atau maklumat yang akan dilindungi, sehari sebelum mesyuarat. Ini memberi mereka peluang untuk membaca bahan dan menulis apa-apa soalan yang mereka ada. Sekiranya boleh, tanyakan kepada kakitangan anda untuk memberi sebarang soalan pada hari sebelum mesyuarat supaya anda mungkin mempunyai masa untuk menyelidiknya dan memberi kakitangan anda jawapan yang betul.
Tunggu mesyuarat dengan kakitangan anda. Rizab bilik persidangan dan pastikan setiap peserta membawa salinan peruntukan mereka. Mempunyai bantuan tambahan sekiranya seseorang terlupa. Mulakan sesi dengan meneruskan bahan dari awal hingga akhir. Sebaik sahaja anda telah membahas bahan tersebut, dapatkan lebih banyak soalan yang telah dikemukakan oleh staf anda sebelum ini. Selepas semua soalan yang dikemukakan telah dijawab, tanyakan jika terdapat sebarang soalan lain.
Lakukan dasar dan prosedur secara individu. Kadang-kadang maklumat itu bersifat sensitif dan halus dan perlu dikaji semula dengan setiap kakitangan secara individu. Ini mungkin tidak mungkin atau boleh dilaksanakan untuk organisasi besar.
