Mengumpul minit mesyuarat dengan tepat memastikan para hadirin tetap fokus pada tugas yang ditetapkan, mengurangkan miskomunikasi dan meningkatkan kecekapan mesyuarat seterusnya. Faedah minit mesyuarat yang jelas dan komprehensif bermakna pemilik perniagaan, eksekutif, atau pemimpin lain yang sering mengadakan mesyuarat harus menetapkan garis panduan untuk mengambil minit. Garis panduan ini hendaklah meliputi apa yang berlaku sebelum, semasa dan selepas mesyuarat.
Sebelum Mesyuarat
Tentukan Siapa yang Mengambil Minit
Walaupun tugas yang seolah-olah tidak menonjol, rakaman minit mesyuarat memerlukan perhatian yang ketara terhadap perincian. Akibatnya, pengambil minit harus mempunyai penyertaan minimum dalam mesyuarat tersebut. Ini membolehkan memberi tumpuan kepada kebanyakan tenaga anda untuk merakam perkara penting mesyuarat.
Petua
-
Perniagaan sering menggunakan pembantu eksekutif atau penyambut tetamu untuk mengambil minit kerana kakitangan ini sering tidak mempunyai peranan aktif dalam mesyuarat itu sendiri.
Gunakan Borang Standard
Buat borang minit mesyuarat yang tersendiri untuk digunakan semasa mesyuarat. Standardisasi membantu penggiat minit tahu di mana untuk meletakkan maklumat dan juga membantu peserta membaca dokumen kemudian. Maklumat asas harus termasuk:
- Senarai peserta.
- Tarikh.
- Senarai topik untuk dibincangkan.
- Pelan tindakan memutuskan setiap topik.
- Mereka yang bertanggungjawab untuk melaksanakan tindakan tersebut.
Semasa Mesyuarat
Isi Maklumat Penting
Sebelum mesyuarat bermula secara rasmi, isikan maklumat penting seperti peserta dan tarikh. Ini menghalang pembaziran masa yang tidak perlu semasa mesyuarat sebenar.
Rakam Hanya Maklumat Penting
Mesyuarat minit tidak boleh menuliskan keseluruhan mesyuarat. Sebaliknya, minit mesyuarat mencatatkan tugas dan arahan penting dalam format mudah. Oleh itu, anda perlu merakam maklumat seperti perwakilan tugas, tarikh jatuh tempo, orang yang ditugaskan untuk tugas itu dan apa-apa maklumat lain yang seolah-olah relevan. Mesyuarat minit tidak boleh mengandungi perbincangan umum atau maklumat tangen.
Minta Penjelasan
Minit mesti mencerminkan perkara-perkara penting dalam mesyuarat. Minta penjelasan jika maklumat yang dibincangkan semasa mesyuarat itu tidak jelas. Jangan sekali-kali meneka, atau anda risiko maklumat atau ketinggalan yang tidak tepat. Walau bagaimanapun, meminta penjelasan, sentiasa mengikuti protokol mesyuarat. Sesetengah mesyuarat mengambil pendekatan yang tidak formal, sementara yang lain mengamalkan Peraturan Perintah Robert yang berstruktur.
Rujuk kepada Minit lalu
Minit semasa anda menyusun boleh merujuk kepada minit mesyuarat yang lalu. Ini menghendaki anda membawa minit mesyuarat sebelum mesyuarat baru supaya maklumat tersedia untuk semua peserta.
Selepas Mesyuarat
Semakan minit
Semak minit mesyuarat untuk kesalahan tipografi atau sebarang ayat yang tidak jelas. Betulkan ini sebelum menyelesaikan minit. Sebarang kesilapan boleh berpotensi menyebabkan kekeliruan mengenai tugas penting.
Hantar kepada Peserta
Hantar minit mesyuarat kepada peserta mesyuarat untuk kelulusan. Ini memberi peluang kepada peserta untuk bertanya atau menyelesaikan kesilapan. Maklumkan kepada semua peserta jika sebarang perubahan berlaku.
Muktamadkan dan Fail
Apabila semua peserta meluluskan minit, tandatangani dokumen minit dengan tarikh kelulusan yang ditunjukkan di sebelah tandatangan. Selepas itu, siapkan minit pada komputer anda atau dalam folder dengan minit mesyuarat lain. Simpan semua minit mesyuarat bersama-sama, yang membolehkan pengangkutan mudah ke mesyuarat masa depan dan menyediakan lokasi pusat jika sesiapa sahaja merujuk kepada dokumen.
