Pekerja perakaunan mengendalikan banyak dokumen dan tanpa sistem pemfailan, pejabat dengan cepat boleh menjadi kucar-kacir. Adalah perkara biasa bagi jabatan perakaunan untuk mempunyai banyak kabinet pemfailan, termasuk yang dikunci, untuk menjaga gaji dan maklumat sulit lain. Akses kepada fail dan data kewangan haruslah terhad - pejabat tidak boleh ditempatkan di ruang awam. Melaksanakan sistem pemfailan di pejabat perakaunan menimbulkan cabaran-cabaran tertentu, tetapi ia dapat dilakukan dengan jayanya dan meningkatkan efisiensi jabatan.
Sediakan dua jenis fail. Satu kabinet atau laci pemfailan adalah untuk fail harian, yang biasanya disimpan selepas akhir tahun. Fail ini termasuk kebanyakan perbelanjaan dan item pendapatan anda. Jenis kedua fail berkaitan dengan penyimpanan barangan kekal atau jangka panjang yang perlu diakses dari masa ke masa. Contohnya adalah fail untuk polisi dan prosedur, kontrak, aset tetap, polisi insurans dan dokumentasi lain yang tidak boleh dijauhkan selepas akhir tahun.
Dokumentasi fail mengikut jenis. Perbelanjaan difailkan secara berasingan daripada gaji dan bidang perakaunan lain. Jangan campurkan dan padankan. Jika urus niaga tertentu tergolong lebih dari satu kawasan, seperti perbelanjaan dan aset tetap, buat salinan dokumen dan letakkan dokumentasi pada kedua-dua fail. Perbelanjaan boleh difailkan mengikut abjad, oleh nama vendor, manakala fail aset tetap boleh dikelaskan mengikut tarikh pembelian. Bergantung pada perniagaan anda, sandaran pendapatan difailkan dari tarikh penerimaan atau tarikh deposit untuk memudahkan perdamaian bank nanti.
Gunakan warna yang berbeza dengan fail anda. Sebagai contoh, anda boleh memfailkan semua perbelanjaan anda dalam folder merah, pendapatan hijau dan kontrak dalam folder kuning. Jika anda mencari item pendapatan, terus lurus untuk folder hijau, menjimatkan masa dan tenaga. Sekiranya anda melihat fail merah yang terletak di sekitar, anda boleh mengalihkannya ke kabinet pemfailan yang betul tanpa sebarang masalah atau penangguhan. Koordinasi warna membuat pemfailan mudah.
Petua
-
Buat fail yang panas di mana anda meletakkan barang-barang yang memerlukan perhatian segera anda dan simpan di meja anda.
