Sekiranya anda mendapati diri anda menghabiskan berjam-jam mencari dokumen atau fail tertentu, mungkin masa untuk merombak sistem organisasi pejabat anda. Sekiranya anda mempunyai banyak fail dan folder, mungkin memerlukan sedikit masa untuk melengkapkan dan menyusunnya. Walau bagaimanapun, pada akhirnya ia akan berbaloi, kerana anda akan tahu di mana untuk mencari segala-galanya. Sekiranya anda merasa terharu dengan menangani semua pejabat sekaligus, cubalah melalui satu kawasan sehari sehingga anda selesai.
Perkara yang anda perlukan
-
Kotak masuk / peti keluar
-
Fail
-
Folder
-
Label
-
Peti peti kabinet / pemfailan
Letakkan peti masuk dan peti keluar di salah satu sudut meja anda. Simpan semua rang undang-undang, notis dan barangan lain yang dihantar keluar atau diedarkan dalam peti keluar. Penghantaran barang-barang ini setiap hari. Letakkan fail, dokumen dan mel masuk dalam peti masuk. Juga, bertindak setiap hari atau memfailkan barang-barang ini; Oleh itu, mereka tidak akan menjadi kekacauan.
Buat kategori untuk fail dan folder anda. Ini akan berbeza, bergantung kepada jenis perniagaan anda. Sesetengah kategori mungkin mempunyai label jelas, seperti pelanggan, maklumat cukai, vendor dan projek yang akan datang. Tumpukan pada mengklasifikasikan semua dokumen anda ke dalam kategori besar ini.
Memecah kategori besar ke dalam subkategori yang lebih kecil, jika berkenaan. Sebagai contoh, jika perniagaan anda mempunyai pelanggan, buat satu folder untuk setiap pelanggan. Sekiranya dokumen klien terlalu banyak untuk dimasukkan ke dalam satu folder, memecah kategori ini lebih jauh lagi. Pisahkan fail klien ke folder yang berlainan untuk pelbagai jenis dokumen.
Label semua fail anda. Wang CNN mengesyorkan pelabelan fail mengikut cara anda mungkin mencarinya. Sebagai contoh, bukannya melabel fail yang tidak jelas "Borang 27G-28A," labelkannya "Invois" atau kategori yang sama. Ini memudahkan mencari dokumen dengan cepat.
Tempatkan semua dokumen anda di kabinet pemfailan, kotak pemfailan atau bekas yang serupa. Jika anda mempunyai banyak fail, simpan yang anda gunakan paling kerap di sebelah meja anda. Jika anda kehabisan ruang pejabat, simpan fail yang anda hanya boleh gunakan sekali setahun dalam ruang penyimpanan almari berasingan atau di ruangan lain sepenuhnya.
Simpan timbunan dokumen berasingan yang ditetapkan untuk sampah semasa anda menyusun fail anda. Dokumen-dokumen lama dan tidak relevan yang tepat pada masanya adalah kunci untuk mengekalkan pejabat yang teratur. Jika anda tidak pasti sama ada anda boleh melupuskan dokumen, tetapkan satu folder untuk sampah yang mungkin dan simpan dokumen yang difailkan di sana sehingga anda boleh dicincang.
