Sistem invois adalah pusat hutang perniagaan. Invois disediakan berdasarkan produk atau perkhidmatan yang dijual. Data dari invois itu bersesuaian dengan jurnal jualan, rekod akaun pelanggan, baki akaun belum terima dan jurnal akaun tunai, di antara rekod perniagaan yang lain.
Elektronik dan Manual
Sistem perisian yang digunakan untuk invois memerlukan perniagaan kecil untuk memasukkan data awal sebelum mencetak invois. Setiap sistem memerlukan pembolehubah yang berlainan dan akan meminta pengguna tentang apa yang diperlukan. Sistem kemudian akan mengintegrasikan data secara elektronik ke dalam akaun yang akan diterima. Sebaliknya, apabila menyediakan sistem manual, pemilik perniagaan kecil atau penjaga buku memutuskan apa yang diperlukan dan merumuskannya sebagai sebahagian daripada sistem perakaunan dengan sewajarnya. Terlepas dari apakah usaha kecil menyediakan layanan atau menjual produk, salah satu langkah awal dalam penubuhan sistem penginvoisan adalah menentukan apa yang harus disertakan pada invoice sebagai tambahan kepada dasar-dasar seperti informasi kontak.
Sistem Penomboran
Setiap invois hendaklah mengandungi nombor pengenalan unik berdasarkan sama ada pada urutan kronologi jualan atau nombor pelanggan. Sama ada cara pemilik perniagaan kecil memilih, nombor unik ini boleh digunakan untuk merujuk invois tertentu pada masa akan datang.
Badan Invois
Di bawah bahagian penerangan invois, penjaga buku itu akan mahu menambah maklumat terperinci supaya pelanggan mengetahui dengan tepat apa dokumen invois. Sebagai contoh, invois untuk perkhidmatan yang menyatakan "panggilan perkhidmatan" terlalu samar untuk sama ada pelanggan atau perniagaan kecil yang digunakan untuk rujukan kemudian. Walau bagaimanapun, jika penerangan mengatakan sesuatu yang lebih spesifik seperti "Penapis yang diubah, peminat dibersihkan, pencucuhan yang diuji," kedua-dua pelanggan dan penyedia perkhidmatan tahu dengan tepat kerja yang dilakukan. Sekiranya caj itu dikenakan setiap perkhidmatan atau jam, butiran ini harus dimasukkan dalam keterangan. Apabila invois adalah untuk produk, masukkan kuantiti dan harga bagi setiap unit. Maklumat ini sepadan dengan penyertaan dalam jurnal jualan.
Terma kredit
Tentukan istilah kredit pelanggan akan ditawarkan dan masukkan ini pada invois. Contohnya, jika pembayaran dijangkakan dengan segera, invois hendaklah membawa notasi "Bersih bersih selepas penerimaan." Semasa proses jualan, jika pelanggan diberitahu dia akan mempunyai 30 hari untuk membayar, masukkan ini sebagai tarikh akhir pada invois.
Membawa Semuanya Bersama
Sistem invois lengkap apabila ia sesuai dengan tempat yang betul dalam proses perakaunan. Selepas invois telah disediakan, sudah tiba masanya untuk mengumpul akaun belum terima. Satu salinan setiap invois akan dihantar kepada pelanggan, dan perniagaan menyimpan satu salinan. Jumlah invois diposkan ke akaun pelanggan dalam jurnal jualan. Apabila pembayaran diterima, amaun ditolak dari akaun pelanggan dalam jurnal jualan dan ditambah ke akaun tunai perniagaan. Pada akhir bulan, pemilik perniagaan kecil boleh menyemak akaun untuk memerhatikan sebarang invois tertunggak dan keperluan untuk menindaklanjuti dalam mencari pembayaran, seperti menghantar salinan kedua invois yang ditandakan "lewat masa lalu."
