Kebanyakan individu dalam perniagaan secara rutin mengemukakan dokumen sebagai lampiran e-mel. Walau bagaimanapun, yang terbaik adalah untuk membuat folder yang bagus untuk mailing pos. Matlamat anda dalam menulis sebarang dokumen untuk tujuan perniagaan adalah memasukkan maklumat keperluan pihak lain dalam bahasa profesional. Ini tidak bermakna bahasa itu harus menjadi misteri tinggi atau tidak jelas. Sekiranya mereka yang membaca dokumen itu mungkin tidak faham sepenuhnya, pertimbangkan untuk membuat halaman yang berasingan bagi maklumat terperinci untuk menerangkan dokumen utama.
Kumpulkan semua maklumat yang anda perlukan untuk dokumen anda. Berikan maklumat yang jelas dalam dokumen dalam saiz fon yang lain dengan mudah boleh dibaca. Eksperimen dengan saiz fon dan gaya cetakan untuk membuat kesan visual yang baik. Tanya seseorang yang anda percayai untuk menyemak dokumen sebelum anda menghantarnya.
Letakkan nama, tajuk dan jabatan individu yang akan menerima dokumen itu. Sertakan nama pengarang, alamat e-mel dan nombor telefon. Taipkan jenis maklumat ini di sudut kanan atas halaman penutup, atau pusatkan maklumat ini di bahagian bawah.
Tulis ringkasan eksekutif yang menyatakan maklumat yang diberikan oleh dokumen. Sebagai contoh, menyatakan bahawa dokumen itu adalah tawaran untuk kerja kontrak. Hadkan ringkasan eksekutif kepada setengah halaman atau kurang. Tulis bahagian ini seolah-olah pembaca tidak mempunyai petunjuk mengenai apa-apa maklumat yang dibekalkan dalam dokumen itu. Ringkasan ini harus memberi maklumat bahawa orang yang menerima dokumen mungkin perlu berkongsi dengan orang lain.
Tawaran maklumat mengenai projek yang anda ingin bincangkan dengan bermula dengan maklumat yang paling penting terlebih dahulu. Terlibat minat pembaca dan cuba menerimanya melalui setiap perenggan. Dokumen perniagaan cenderung menjadi membosankan dengan kata kerja terlalu banyak. Buat sub tajuk untuk membentangkan maklumat dengan cara yang lebih menarik.
Cat gambar dengan kata-kata anda. Bantu pembaca menggambarkan mata yang anda cuba buat dengan menggunakan bahasa yang menggambarkan apa yang perlu berlaku.
Amaran
Tulis sebarang dokumen perniagaan pada tahap pendidikan pembaca. Jika anda bercadang untuk mengupah syarikat penggali untuk mengangkut kotoran dari tapak pembinaan, gunakan bahasa yang digunakan oleh syarikat dalam operasi hariannya, bukan gambaran saintifik.
