Di dunia hari ini, anda boleh berkomunikasi secara profesional menggunakan beberapa kaedah. Adalah penting untuk mengetahui peraturan surat-menyurat perniagaan yang sesuai untuk surat, e-mel dan kad ucapan. Kesilapan kecil boleh membuat perbezaan antara mengejutkan orang yang menerima surat-menyurat dan menyerangnya. Juga, adalah berguna untuk mengetahui apabila e-mel akan mencukupi berbanding huruf ditaip atau nota tulisan tangan.
Surat Tradisional
Cetak huruf tradisional di atas kepala surat menggunakan stok yang lebih berat atau bertekstur. Huruf tulis harus memasukkan nama, alamat, nombor telefon dan alamat e-mel pengirim. Jika kepala surat tidak tersedia atau surat itu peribadi, tajuk yang sepatutnya bagi orang atau orang yang menghantar surat tersebut hendaklah muncul di sudut kiri atas. Sebagai contoh, jika anda dan pasangan anda menghantar surat aduan kepada perniagaan, masukkan yang berikut:
Encik dan Puan John A. Doe 123 Main St. Anywhere, USA 555-555-5555 [email protected]
Seterusnya, senaraikan penerima surat-menyurat dan alamat di margin kiri. Nama dan alamatnya hendaklah formal, termasuk tajuk dan jawatannya.
Tarikh datang bersebelahan dengan format dieja, sebagai contoh: 23 Jun 2010. Di bawah tarikh, termasuk garis yang merujuk perkara pokok huruf itu, menggunakan bentuk "RE: (rujukan)."
Salam adalah seterusnya dan harus mencerminkan hubungan anda dengan parti. Jika anda berada di atas nama pertama, menyambutnya dengan "Dear" dan sertakan nama pertamanya. Jika surat itu pergi ke jabatan atau penerima yang tidak dikenali, gunakan "Tuan-tuan Yang Terutama" atau "Dear Sir atau Madam:" atau bahkan "Kepada Keprihatinan Orangnya."
Semua surat perniagaan harus ditutup secara formal. Pilihan terbaik untuk mengakhiri profesional adalah hanya "Hormat" atau "Best Regards." Elakkan pengakhiran yang berlebihan.
Nota tulisan tangan
Nota tulisan tangan adalah sesuai dalam banyak situasi perniagaan, seperti ucapan terima kasih, tahniah untuk pencapaian kelulusan seperti itu, kelahiran keluarga, promosi dan ucapan takziah.
Sampul surat tersebut hendaklah mengandungi nama dan alamat rasmi penerima. Alamat pemulangan anda hendaklah muncul di belakang sampul surat, walaupun ia boleh pergi di sudut kiri atas hadapan.
Kad itu harus memasukkan ucapan yang biasa berdasarkan hubungan anda. Jika anda berada di atas nama pertama, gunakan nama pertama. Jika tidak, pilih ucapan hormat yang sesuai dengan sentimen.
Simpan badan catatan pendek dan tulis atau cetak dengan kemas dalam dakwat biru atau hitam. Jika anda tidak mempunyai tulisan tangan yang baik, cari seseorang yang melakukannya.
Masuk ke titik. Jika anda mengucapkan terima kasih, pilih satu atau dua frasa yang mengingatkan penerima apa yang anda ucapkan terima kasih, tetapi jangan terlalu terperinci. Sekiranya anda mengucapkan tahniah kepada seseorang, sertakan apa untuk dan, jika sesuai, bagaimana anda menerima maklumat tersebut. Sekiranya pertunangan klien berada di akhbar, contohnya, klipkan pengumuman itu dan masukkannya dengan kad atau rujukannya dalam nota anda.
Tamatkan nota itu dengan "Yang ikhlas." Tandat huruf dengan nama dan tajuk formal anda jika anda kurang akrab dengan penerima. Jika anda lebih akrab, nama pertama anda sesuai.
E-mel
E-mel membentangkan subjek perbahasan baru untuk perilaku komunikasi perniagaan. Peraturan pertama adalah untuk mengetahui bahawa penerima anda menerima atau memilih surat-menyurat e-mel.
Hadkan profil e-mel yang dihormati. Alamat dan baris subjek anda harus dikenalpasti dan mencerminkan kedudukan perniagaan atau profesional anda. Sebagai contoh, jika anda menghantar e-mel kepada pelanggan, ia mestilah "[email protected]" dan bukannya "[email protected]."
Tidak ada keperluan untuk alamat dalam seperti huruf tradisional, jadi mulailah dengan ucapan, yang seharusnya mencerminkan hubungan anda dengan penerima dan sebagai formal yang mungkin. E-mail perniagaan biasa adalah kekurangan ucapan yang mudah, yang memberitahu penerima bahawa e-mel itu dimaksudkan untuknya.
Jangan gunakan e-mel untuk menyelesaikan isu perniagaan yang perlu ditangani secara peribadi. Elakkan konfrontasi e-mel, dan ingat bahawa e-mel hidup selama-lamanya pada pemacu keras dan pelayan dan boleh digunakan di mahkamah.
Elakkan perbincangan dalam e-mel perniagaan. Sekiranya anda mesti memasukkan banyak butiran, buat dokumen untuk mereka dan lampirkannya daripada memasukkannya ke dalam e-mel.
Elakkan emotikon, slang komputer, tanda seru atau tanda tanya lebih daripada sekali, dan kunci caps. Sekiranya anda mempunyai keraguan tentang kandungan atau format, cubalah mencetaknya di kepala surat dan menilai profesionalismenya. Jika ia tidak kelihatan profesional di atas kertas, ia tidak profesional dalam e-mel.
Buat profesional penutup dengan "Terima Kasih" atau "Hormat." Maklumat perniagaan dan kenalan anda harus masuk dalam tandatangan e-mel anda. Tanda tangan yang diimbas atau sebaliknya secara elektronik boleh diterima. Jika anda biasanya menggunakan petikan, tagline atau maklumat lain, periksa bagaimana sesuai untuk situasi perniagaan.
