Tawaran kontrak adalah sebahagian daripada proses pemberian kontrak swasta atau awam kepada syarikat yang layak. Syarikat, agensi dan individu mengiklankan projek yang mereka perlukan dilakukan dengan menyiarkan keperluan dan membuka proses untuk membida. Kontraktor yang boleh memenuhi keperluan pekerjaan mengemukakan tawaran kontrak yang menggariskan bagaimana mereka mencadangkan untuk menyiapkan projek dan pada harga apa. Selepas tempoh pembida selesai, kontrak diberikan kepada pembida terendah. Tawaran kontrak boleh meliputi pelbagai perkhidmatan termasuk pekerjaan pembinaan, vendor, elektrik, paip dan projek awam. Sektor tawaran kontrak terbesar adalah di kerajaan persekutuan, negeri dan tempatan di mana penawaran kontrak biasanya diperlukan oleh undang-undang.
Fungsi
Fungsi bida kontrak adalah menyediakan proses pemberian kontrak yang adil. Tawaran kontrak membenarkan mana-mana syarikat yang boleh memenuhi keperluan syarikat atau agensi yang menawarkan kontrak peluang untuk mencuba dan mendarat kerja tanpa perlu risau tentang pemangku kepentingan atau amalan persaingan yang tidak adil. Tawaran kontrak juga membolehkan seseorang mencari kontraktor untuk mendapatkan pekerjaan yang dilakukan dengan harga terendah. Ini menggalakkan persaingan, yang penting dalam ekonomi pasaran terbuka. Berkenaan dengan kontrak negeri dan persekutuan, proses itu membantu mengekalkan pemberian kontrak dalam mata awam dan menyelamatkan dolar pembayar cukai.
Jenis
Tawaran kontrak direka untuk memenuhi keperluan tiga jenis tawaran bidaan asas. Sesetengah tawaran kontrak dimeterai dan yang lain dibuka untuk semakan. Tiga jenis tawaran kontrak adalah: Jemputan untuk Tawaran (IFP) juga dikenali sebagai tawaran tertutup dan biasanya digunakan oleh syarikat atau agensi yang mencari pembekal bekalan atau perkhidmatan pembinaan. Cadangan IFP mengandungi spesifikasi kontrak dan pembida mesti memenuhi syarat-syarat ini untuk memenuhi syarat untuk dipertimbangkan. Bidaan kontrak jenis ini dimeteraikan sebaik sahaja ia dihantar dan tidak boleh ditukar semasa atau selepas proses pembidaan. Kekurangan rundingan menjadikannya satu bentuk pembidaan kontrak yang sangat kompetitif di mana pemegang kontrak mengekalkan kawalan ketat ke atas keseluruhan proses. Permintaan untuk Cadangan (RFQ) adalah serupa dengan IFP di mana spesifikasi kontrak digariskan dengan teliti dalam proposal. Bagaimanapun, dengan RFQ, pembida kontrak dibenarkan bertemu dengan syarikat atau agensi sebelum mengemukakan tawaran untuk bertanya atau membincangkan pelbagai isu. Tawaran ini kadangkala terbuka untuk semakan dan pengubahsuaian selepas mereka telah diserahkan. Permintaan untuk Cadangan (RFP) adalah cadangan kontrak yang biasanya digunakan untuk perkhidmatan khusus di mana sukar bagi pemegang kontrak untuk menganggarkan jumlah dollar tertentu. Syarikat atau agensi yang menawarkan kontrak memberikan idea umum tentang perkhidmatan yang mereka cari dalam cadangan awalnya. Pembida kontrak biasanya dikehendaki menghadiri mesyuarat pra-bida di mana keperluan kontrak dibincangkan dan ditakrifkan lebih lanjut. Penawar kontrak mengemukakan tawaran, yang mengandungi spesifikasi untuk projek dan mereka menetapkan jumlah dolar. Tawaran kontrak RFP sering dibuka untuk rundingan semula semasa proses kontrak dan selepas kontrak telah diberikan.
Tempoh masa
Kebanyakan prosedur pembidaan kontrak melibatkan tempoh masa yang boleh berlangsung selama beberapa minggu hingga beberapa bulan. Prosedur pembidaan biasa dijalankan seperti berikut: 1. Cadangan tawaran diiklankan secara umum, biasanya sama ada di akhbar atau di laman web. Cadangan boleh diiklankan selama seminggu atau sehingga sebulan. Cadangan tersebut mengandungi spesifikasi kontrak dan memberikan arahan tentang cara mendapatkan pakej cadangan. 2. Syarikat mengemukakan cadangan bidaan kontrak mereka. Kadang-kadang persidangan pra-bidaan diperlukan di mana kedua-dua pihak dapat berkumpul dan membincangkan butiran kontrak. 3. Tawaran dibuka pada tarikh yang ditetapkan sebelum ini. Mereka dibaca dan tawaran yang paling dekat memenuhi syarat cadangan pada harga terendah diberikan kontrak. Pembida yang menang kemudiannya diberitahu biasanya melalui surat penghargaan kontrak.
Pertimbangan
Ada banyak perkara penting yang harus dipertimbangkan ketika menyusun tawaran kenalan. Perkara pertama yang perlu dipertimbangkan ialah bagaimana profil syarikat pembida sesuai dengan keperluan pelanggan yang bakal datang. Sebagai contoh, kebanyakan agensi kerajaan persekutuan dan negeri mempertimbangkan tawaran yang diletakkan oleh syarikat yang dimiliki oleh wanita atau minoriti sebelum pembida lain. Mereka juga mengambil kira syarikat-syarikat dengan tenaga kerja minoriti yang besar dan syarikat-syarikat dari kawasan geografi yang telah ditetapkan zon pembangunan ekonomi. Perkara-perkara lain yang perlu dipertimbangkan ketika meletakkan tawaran termasuk: peralatan yang mungkin perlu dibeli atau nilai kemerosotan pada peralatan yang sudah dimiliki, jadual pembayaran, kos buruh termasuk gaji, cukai dan manfaat, overhead, biaya ikatan dan keuntungan margin. Hampir semua pakej tawaran kontrak dikehendaki mengandungi item ini, biasanya dalam helaian tawaran terperinci. Satu lagi bentuk termasuk dalam kebanyakan tawaran kontrak ialah kerja tambahan dan perubahan peruntukan. Dalam borang ini, pembida mesti mempertimbangkan apa yang berlaku sekiranya terdapat kerja tambahan yang diperlukan untuk menyiapkan projek yang tidak terperinci dalam cadangan asal. Pembida perlu merancang pelan yang akan memberikan anggaran kos dan masa yang kasar sekiranya berlaku peristiwa sedemikian atau jika perubahan minit terakhir tiba-tiba diperlukan.
Amaran
Dalam kebanyakan situasi tawaran kontrak, pembida yang paling rendah diberikan kontrak, namun masuk ke proses pembidaan untuk kali pertama, banyak pembida sering membuat kesilapan bawahan kontrak cadangan. Ini boleh mengakibatkan syarikat kehilangan wang atau tidak dapat memenuhi keperluan projek. Penawar mesti berhati-hati mempertimbangkan betapa banyak kontrak yang akan membebankan mereka dari segi tenaga dan bekalan semasa masih memfaktorkan dalam margin keuntungan. Salah satu cara untuk mengelakkan bawahan adalah dengan meneliti berapa banyak syarikat lain yang dikenakan untuk melaksanakan perkhidmatan serupa. Dalam kes kontrak kerajaan, agensi dikehendaki menyerahkan kontrak lalu, yang membolehkan syarikat melihat berapa banyak syarikat lain yang mempunyai tawaran pada kontrak yang sama.
