Walaupun menulis surat perniagaan tidak selalu sukar, mengingatkan banyak peraturan etika perniagaan boleh menjadi cabaran. Ia mungkin kelihatan rumit untuk menulis surat perniagaan kepada berbilang penerima, tetapi anda boleh melakukannya dengan garis panduan yang mudah. Ikuti etika yang menetapkan surat anda sebagai profesional dan bertimbang rasa semasa menangani semua penerima dengan betul.
Alamat
Mulailah surat anda dengan meletakkan nama dan alamat anda di bahagian atas, bersama dengan nombor telefon dan alamat e-mel anda. Selepas ruang dwi, masukkan nama dan alamat setiap penerima dalam susunan abjad. Jika satu atau lebih penerima menerima surat di alamat yang sama, tuliskan nama mereka bersama-sama dengan alamat tunggal di mana mereka akan menerima surat anda.
Salam
Salam tidak berubah dengan bilangan penerima. "Dear" boleh digunakan untuk berbilang penerima dan dianggap sebagai ucapan lalai surat perniagaan. Tidak ada peraturan yang keras dan cepat ketika menangani individu. Anda boleh menyatakan tajuk nama dan individu, atau anda boleh menggabungkan tajuk dan nyatakan nama individu. Contohnya, "Mr. Smith dan Mr. Jones" atau pluralisasi "Tetuan Jones dan Smith" juga sesuai. Bagi wanita, gunakan Puan, Cik atau Miss untuk setiap individu, atau Mmes untuk plural; singkatan untuk Mesdames. Sebagai contoh, "Puan. Johnson dan Miss Smith "dan" Mesdames Johnson dan Smith "kedua-duanya boleh diterima.
Badan Surat
Kaedah-kaedah etika perniagaan dalam badan surat di mana anda menangani isu-isu adalah agak mudah dan mengikut peraturan tatabahasa biasa untuk Bahasa Inggeris. Gunakan kata ganti majmuk untuk menangani kumpulan secara keseluruhan. Sekiranya terdapat isu-isu individu yang anda ingin alamat kepada seseorang khususnya, alamat seksyen surat kepada individu ini dengan menggunakan bahasa langsung yang akan membolehkan anda untuk mengasingkan tindakan yang anda berikan dari kumpulan. Tafsirkan surat anda untuk memastikan anda telah mengikuti peraturan tatabahasa yang betul.
Kesimpulannya
Apabila membuat kesimpulan surat anda, dengan hormat berterima kasih kepada setiap individu untuk masa dan pertimbangannya. Ikuti ini dengan penutup yang menandakan akhir surat itu; ini boleh "Hormat" atau "Dengan Terima Kasih." Dua ruang dua kali - untuk meninggalkan ruang untuk tandatangan anda - dan ruang dua lagi sebelum menunjukkan sama ada anda mempunyai penutup dan siapa mereka dihantar. Cetak surat dan buat salinan fotokopi yang diperlukan. Tandakan setiap salinan surat itu, masukkan masing-masing - bersama dengan sebarang penutupan - dalam sampul surat yang dialamatkan kepada penerima individu, dan hantar.
