Menangani surat perniagaan kepada satu orang agak mudah. Anda menulis nama dan alamat orang itu menggunakan format Pejabat Pos A.S., dan susulan dengan "Dear Mr./Mrs./Ms." Apabila anda perlu menangani pelbagai penerima dalam surat perniagaan yang sama, perkara menjadi lebih rumit. Bergantung kepada lokasi penerima, anda akan sama ada alamat setiap penerima secara individu atau anda akan menggunakan notasi "salinan karbon" - "cc" - di bahagian bawah surat.
Orang Berbilang, Alamat Sama
Apabila menangani pelbagai penerima dalam organisasi yang sama, tidak perlu mengulangi alamat berkali-kali. Cukup tulis nama dan tajuk setiap penerima diikuti oleh alamat syarikat tunggal. Ia sepatutnya kelihatan seperti ini:
Cik Mary Harris, Ketua Pegawai Eksekutif
Encik Robert Martinez, Pengarah Kemudahan
Dr. Philippa Bennett-Price, Pengarah Kewangan
Acme Limited
123 Acme Street
Lexington, KY 40505
Salam anda hendaklah menyenaraikan nama-nama dalam susunan yang sama seperti alamat, yang diikuti dengan usus besar (":"), contohnya "Dear Ms. Harris, Encik Martinez dan Dr. Bennett-Price:" Menulis "Dear Mary, Robert dan Philippa: "sangat baik jika anda berada di istilah pertama. Adalah bersopan untuk menghantar surat dan sampul surat yang berasingan kepada setiap orang, jadi cetak dan tandatangan salinan asal untuk setiap penerima.
Orang Berbilang, Alamat Yang Berbeza
Apabila surat yang sama adalah pergi ke pelbagai penerima di lokasi yang berlainan, setiap orang menerima surat yang ditujukan secara individu. Tunjukkan bahawa anda telah menghantar surat kepada orang lain dengan memasukkan "cc:" di bahagian bawah huruf di bawah garis tandatangan, diikuti dengan nama penerima lain dalam susunan abjad. "CC" bermaksud salinan karbon, yang merujuk kepada kertas karbon yang digunakan untuk membuat salinan dokumen tambahan sebelum penciptaan mesin fotokopi - hari ini, kami menggunakan frasa "salinan kesopanan." Pastikan anda menyemak semula "cc:" dalam setiap huruf supaya setiap penerima mengetahui siapa semua penerima lain. Sertakan alamat mereka jika ini akan membantu penerima anda.
Apabila Ada Banyak Pesanan
Apabila anda mempunyai banyak penerima seperti ahli jawatankuasa, mungkin lebih sesuai untuk menyediakan satu surat yang ditujukan kepada kumpulan itu, dan letakkan blok edaran pada akhir surat. Adalah diterima untuk menyapa kumpulan yang lebih besar sebagai satu kumpulan orang, sebagai contoh, "Hubungan Pelabur yang Terutama" atau "Ahli-ahli yang dihormati oleh Lembaga." Sekiranya surat itu diedarkan secara dalaman dalam organisasi anda sendiri, anda boleh menggunakan ucapan tidak rasmi "Dear all."
A Word of Awakening
Walaupun terdapat etika tertentu untuk menangani surat kepada beberapa penerima, tidak ada peraturan yang keras dan cepat. Syarikat anda mungkin mempunyai gaya tersendiri yang mungkin atau tidak mengikut standard tradisional. Konsistensi memberikan kesan yang baik terhadap jenama anda, jadi pastikan semua pekerja anda mengikuti gaya yang sama dalam setiap komunikasi perniagaan.
