Cara syarikat dijalankan secara langsung memberi kesan kepada kejayaan dan kegagalan yang ada. Apabila pasukan pengurusan mengenal pasti objektif jangka panjang yang mantap untuk organisasi, ditambah dengan cara yang inovatif untuk mencapainya, maka organisasi secara keseluruhannya mempunyai motivasi dan memandu untuk mengatasi hasil tersebut.
Bayangkan bekerja untuk organisasi di mana pasukan pengurusan kanan gagal mengakui sebarang pelan pertumbuhan atau matlamat jangka panjang. Apa yang akan berlaku kepada syarikat itu? Ia boleh bertahan selama beberapa bulan, tetapi kekurangan perancangan atau campur tangan strategik boleh menyebabkan kematiannya. Begitu juga, tidak mempunyai apa-apa arahan daripada pengurusan kanan boleh menyebabkan pekerja kehilangan kepercayaan pada syarikat. Perancangan organisasi, yang merangkumi strategi untuk semua peringkat syarikat, adalah penting untuk kejayaan perniagaan.
Definisi Perancangan Pertubuhan
Perancangan organisasi bermula apabila pasukan pengurusan kanan mengenali objektif jangka pendek dan jangka panjang syarikat. Apabila matlamat tersebut telah ditakrifkan dan ditapis supaya ia jelas dan boleh dicapai, adalah penting untuk merangka strategi dan rancangan khusus untuk mencapai matlamat tersebut. Perancangan organisasi memastikan bahawa terdapat visi bagi perniagaan supaya pekerja tahu dan memahami bagaimana pekerjaan sehari-hari mereka menyumbang kepada syarikat secara keseluruhan.
Matlamat syarikat set perlu cukup realistik untuk dilaksanakan di dalam sumber organisasi. Adalah baik untuk menjangkau bintang-bintang, tetapi pada masa yang sama, matlamat perlu dicapai juga. Tidak dapat memukul sasaran yang jauh dari jangkauan boleh merosakkan syarikat. Matlamat yang baik juga harus diukur secara kuantitatif. Dengan cara ini, syarikat dapat menjejaki kemajuannya sepanjang tahun fiskal, memeriksa untuk melihat sejauh mana mereka telah datang dan sejauh mana mereka pergi. Ia juga penting untuk menggariskan jangka masa untuk mencapai matlamat, seperti dalam tahun fiskal atau suku tahun. Dengan cara ini, syarikat boleh menetapkan tarikh akhir projek untuk memastikan semua orang berada di landasan.
Selain mendefinisikan objektif dan membangunkan rancangan untuk mencapai mereka, perancangan organisasi merangkumi peruntukan kakitangan dan sumber.Orang-orang yang betul perlu berada di tempat untuk melaksanakan peranan mereka, dan sumber-sumber yang diperlukan, termasuk kewangan, perlu tersedia untuk organisasi supaya mereka dapat melaksanakan pelan ini dengan jayanya.
Oleh kerana setiap organisasi adalah unik, tiada struktur atau kaedah kakitangan akan berfungsi untuk setiap syarikat. Walau bagaimanapun, faktor-faktor tertentu harus sentiasa dipertimbangkan dalam merancang struktur organisasi yang berkesan. Syarikat perlu meneliti dan menilai kekuatan dan kelemahan pelbagai pilihan struktur organisasi, seperti struktur fungsian, bahagian atau matriks, dan mempertimbangkan siapa yang akan menetapkannya untuk mencapai matlamat organisasi mereka. Syarikat juga perlu meramalkan corak pertumbuhan mereka, dan bagaimana mereka sesuai dengan rancangan keseluruhannya. Di samping itu, organisasi perlu melihat struktur mana yang akan menghasilkan kecekapan operasi yang paling penting dan kepuasan pekerja.
Perancangan organisasi boleh memohon kepada sebarang saiz syarikat, sama ada perniagaan keusahawanan kecil atau konglomerat berbilang negara. Dalam apa jua keadaan, penting bagi pasukan pengurusan untuk menentukan matlamat syarikat dan meletakkan rancangan untuk mencapainya, sebagai tambahan kepada sumber yang diperlukan untuk memenuhi matlamat tersebut.
Jenis Perancangan Organisasi
Terdapat banyak cara untuk mengkategorikan jenis pelan organisasi, walaupun kebanyakan mereka termasuk dalam empat kategori utama: kewangan, strategik, kontingensi dan penggantian. Setiap jenis pelan organisasi melihat perniagaan secara keseluruhan, tetapi melalui lensa kawasan tertentu. Dengan cara ini, mudah untuk melihat bagaimana perniagaan akan memakan banyak senario yang berbeza.
Perancangan kewangan dalam organisasi bertujuan untuk menjana pendapatan yang lebih besar atau meningkatkan pangsa pasar dalam perniagaan. Juga, perancangan kewangan dapat menyelesaikan isu-isu kewangan yang dapat diramal yang mungkin dihadapi oleh syarikat pada masa akan datang. Cara pelan kewangan disusun bergantung pada tahap syarikat dan matlamat yang ingin dicapai. Faktor penting dalam pelan kewangan adalah bahawa ia perlu berakar pada realiti. Seperti perancangan matlamat yang berkesan, pelan kewangan perlu mengambil kira gambaran kewangan sebenar syarikat, sekarang dan di masa depan. Rancangan itu juga perlu berpandangan ke hadapan, supaya ia dapat mengambil alih sebarang potensi masalah yang perlu ditangani oleh syarikat.
Ambil perniagaan kecil seperti agensi pemasaran digital, contohnya. Dengan kakitangan lima, syarikat itu terhenti di dataran tinggi dan tidak mempunyai sumber manusia yang mencukupi untuk mengembangkan perniagaan. Meningkatkan jualan mereka adalah salah satu objektif organisasi mereka. Walau bagaimanapun, jika mereka menyewa pekerja lain, maka mereka tidak mempunyai kewangan untuk membayar mereka. Mempunyai pelan kewangan yang jelas untuk organisasi ini tidak hanya akan membantu mereka memikirkan bagaimana untuk membawa sumber tambahan tetapi juga bagaimana untuk membayar mereka. Selain itu, setelah pekerja baru itu dapat membantu mereka mengembangkan jualan mereka dan memenuhi objektif organisasi mereka.
Satu lagi jenis pelan organisasi adalah perancangan strategik, yang melibatkan translasi wawasan syarikat ke dalam matlamat dan objektif, dengan langkah-langkah untuk mencapainya. Perancangan strategik bukan sahaja memandang ke dalam pada syarikat itu sendiri tetapi juga memberi tumpuan kepada pasaran dan industri, serta pesaing. Perancangan semacam ini melibatkan analisis peluang masa depan syarikat dan ancaman yang mungkin timbul. Ia juga memerlukan mengetahui kekuatan dan kelemahan organisasi sepenuhnya. Perancangan strategik juga memerlukan pemahaman tentang siapa pesaing di pasaran, dan tepat apa kekuatan dan kelemahan mereka berbanding dengan organisasi. Mempunyai pandangan yang realistik mengenai pasaran dan ekonomi keseluruhan juga penting.
Dalam hal agensi pemasaran digital, sebagai contoh, sebahagian daripada visi strategik mereka mungkin untuk menawarkan perkhidmatan baru seperti penulisan salinan bahan-bahan generasi utama. Sekiranya perniagaan kebanyakannya menumpukan pada reka bentuk web dan pengiklanan dalam talian sehingga ke tahap itu, mereka perlu melakukan penyelidikan menyeluruh ke dalam bidang penulisan iklan untuk memahami bagaimana ia menaikkan harga dalam industri. Jika pesaing mereka menawarkan copywriting sebagai perkhidmatan, maka ia mungkin berhemat bagi mereka untuk menawarkannya juga. Mereka juga mungkin memerlukan cara untuk membezakan perkhidmatan penulisan iklan mereka dari pesaing mereka.
Banyak organisasi juga membuat rancangan kontingensi bagi hasil yang berada di luar alam biasa. Perancangan organisasi seperti ini membantu mengurangkan kemungkinan risiko kepada syarikat dan bahkan boleh membantu mereka mengelakkan peristiwa yang mungkin mempunyai kesan bencana. Pelan kontingensi yang mantap dikaji dengan baik dan membentangkan senario yang realistik yang boleh berlaku yang mungkin mempunyai kesan negatif terhadap syarikat itu, dan ia menyediakan penyelesaian langkah demi langkah yang dapat dilaksanakan oleh syarikat dalam senario itu. Perancangan kontingensi dapat menyelamatkan organisasi dari kejatuhan dan dapat membantu berkembang pada masa-masa peralihan.
Senario bencana mungkin untuk agensi pemasaran digital mungkin adalah pelanggan terbesar mereka, yang menyediakan lebih daripada 50 peratus pendapatan mereka, memutuskan untuk menandatangani dengan salah satu pesaing mereka. Dalam kes ini, syarikat akan kehilangan sebahagian besar pendapatan mereka. Jika mereka tidak dapat mencari jalan untuk menggantikannya, mereka mungkin perlu mengisytiharkan muflis. Pelan kontingensi, dalam kes mereka, akan menyediakan penyelesaian yang mungkin untuk masalah ini, yang mungkin termasuk cara untuk membawa pelanggan kembali dengan syarikat, meningkatkan pendapatan mereka melalui saluran lain atau bahkan mengambil pinjaman untuk bantuan jangka pendek. Dengan mempunyai pelan yang sudah ada jika pelanggan terbesar mereka meninggalkan, agensi pemasaran digital kemudiannya boleh mendapatkan hak untuk bekerja untuk menyelesaikan masalah mereka, bukannya membuang masa untuk mencari tahu rancangan ketika mereka berada dalam mod krisis.
Perancangan penggantian adalah satu lagi cara perancangan organisasi yang berkesan. Ini melibatkan strategi untuk meletakkan apabila pemain utama dalam organisasi meninggalkan. Sekiranya seseorang dalam peranan pengurusan membuat keputusan meninggalkan organisasi untuk apa jua sebab, dirancang atau tidak dirancang, syarikat secara keseluruhannya boleh diturunkan. Mereka mungkin tidak dapat memenuhi objektif organisasinya jika mereka tidak mempunyai kepimpinan yang betul. Perancangan penggantian melibatkan lebih daripada sekadar penamaan pengganti. Ini bermakna latihan dan dandanan orang itu untuk mengisi kedudukan kepimpinan sebelum timbulnya keperluan. Dengan cara ini, tidak ada masa lag untuk penggantinya untuk mendapatkan kelajuan, dan organisasi boleh meneruskan perniagaan seperti biasa.
Jika pemaju web utama agensi pemasaran digital meninggalkan secara tiba-tiba, sebagai contoh, syarikat itu mungkin tidak dapat menyelesaikan projek mereka yang sedia ada atau mana-mana projek baru sehingga mereka mempunyai pengganti. Untuk perniagaan kecil, ini mungkin bermakna mereka mungkin perlu menutup pintu mereka. Dengan pelan penggantian, mereka mungkin telah melatih seorang pemaju junior untuk mengambil peranannya. Sekiranya orang itu telah dipakai untuk jawatan ketua pengambilan keputusan, maka agensi itu boleh terus berkhidmat dengan pelanggan mereka tanpa sebarang cegukan.
Kenapa Anda Perlu Menggunakan Perancangan Organisasi
Perancangan organisasi yang betul membolehkan syarikat mencapai potensi penuh. Dengan menggunakan pendekatan yang sistematik, syarikat boleh menetapkan tempat mereka mahu pergi, dan kemudian melaksanakan langkah-langkah yang mereka boleh gunakan untuk sampai ke sana. Sekiranya organisasi berminat untuk berkembang dan tidak tahu bagaimana untuk sampai ke sana, maka perancangan organisasi dapat membantu untuk menetapkan langkah-langkah yang mereka perlukan, baik untuk menentukan tujuan mereka dan untuk mencapai mereka.
Perancangan organisasi membantu syarikat untuk menjadi strategik dalam cara mereka membuat keputusan penting. Apabila ada objektif perusahaan yang lebih besar di tempat, maka lebih mudah untuk datang ke keputusan tertentu apabila menggunakan kaedah strategik. Begitu juga, perancangan organisasi boleh membantu syarikat-syarikat untuk membina kekuatan mereka. Jika ada bidang-bidang tertentu di mana organisasi itu unggul, ia akan menjadi lebih bijak untuk bermain lebih banyak untuk mengembangkan perniagaan. Di sisi lain spektrum, kelemahan organisasi dapat ditingkatkan dengan menggunakan perancangan organisasi. Unsur-unsur perancangan kewangan dan kontingensi boleh memainkan peranan penting dalam mengatasi kelemahan perniagaan.
Menetapkan syarikat untuk berjaya adalah salah satu sebab utama mengapa mereka perlu menggunakan perancangan organisasi. Melalui perancangan dan proses yang sedang dibangunkan, syarikat boleh berusaha memperbaiki prosedur yang berterusan. Memperbaiki cara syarikat beroperasi membantu memberi mereka kelebihan daya saing juga, yang juga boleh meningkatkan perniagaan mereka.
Bagaimana Meningkatkan Perancangan Organisasi
Tiada satu kaedah perancangan organisasi untuk sebuah syarikat. Banyak kali, syarikat perlu memohon cara berlainan organisasi untuk mencari apa yang berfungsi dengan baik untuk mereka. Meningkatkan perancangan organisasi adalah pekerjaan yang berterusan, kerana apabila syarikat tumbuh dan berubah, cara perancangan syarikat perlu berubah untuk memenuhi keperluan baru.
Kejujuran dan keterbukaan adalah aspek penting dalam perancangan organisasi. Sangat penting untuk mempunyai pandangan yang jelas dan objektif tentang bagaimana organisasi sedang melakukan. Dengan cara ini, menjadi lebih mudah untuk mengenal pasti isu atau ancaman yang dihadapi oleh organisasi, atau kelemahan khusus yang jelas dalam syarikat. Mengeluarkan pekerja jalan raya dalaman yang dihadapi membantu mereka untuk menumpukan perhatian kepada tugas di tangan. Apabila sekatan jalan dalaman, seperti beberapa prosedur atau dasar, dikeluarkan, pekerja boleh bekerja untuk memperbaiki kelemahan organisasi.
Apabila ingin memperbaiki perancangan organisasi, penting untuk mempunyai satu set metrik untuk mengukur prestasi pelan. Metrik boleh memberi nilai yang tinggi dan bertindak sebagai panduan untuk membuat keputusan mengenai elemen utama perniagaan. Pengurusan boleh menggunakan data untuk menentukan kawasan di mana organisasi perlu menumpukan usaha mereka dan kemudian mengembangkan strategi untuk memperhalusi operasi, memimpin syarikat untuk meningkatkan prestasi keseluruhannya.
