Mempunyai orang yang tepat muncul pada mesyuarat perniagaan anda boleh membuat atau memecahkan acara tersebut. Apabila anda membuat jemputan yang menarik dan profesional, anda meyakinkan undangan mengenai pentingnya mesyuarat, keperluan kehadiran mereka dan faedah kepada mereka.
Peribadikan jemputan jika anda menghantar surat individu. Gunakan huruf besar syarikat atau logo anda jika anda menghantar kad yang dicetak terlebih dahulu. Untuk jemputan e-mel, paparkan logo dan pautan laman web anda. Alamat setiap orang dengan nama dan mempunyai surat-menyurat berasal dari pegawai syarikat berpangkat tinggi, lengkap dengan tandatangan.
Timbulkan dengan kalimat pembukaan yang menarik yang menerangkan apa yang berlaku dan mengapa orang itu dijemput hadir. Sebagai contoh, "Keahlian industri anda menjadikan anda calon yang ideal untuk jawatankuasa pemandu baru kami. Saya ingin menjemput anda untuk bertemu dan bergaul dengan penggerak dan penggemar komuniti perniagaan kami di majlis makan tengahari dan persembahan yang disediakan."
Sebutkan eksklusif pertemuan, topik yang akan dibincangkan atau hasil yang diinginkan pada hari itu. Sebagai contoh, "Kami telah menjemput hanya sebelas CEO utama tempatan untuk menjadi sebahagian daripada perbincangan meja bulat ini. Matlamat kami adalah untuk mencadangkan cadangan mesra perniagaan untuk menyampaikan kepada badan perundangan negeri tahun depan mengenai keperluan unik usahawan di negara kita. Kami mahu suara anda didengar."
Perhatikan penceramah, hidangan makanan atau peluang rangkaian yang mungkin menarik minat profesional sibuk. Contohnya, "Kami akan mendengar daripada calon-calon tempatan yang menjalankan pejabat dan menyediakan tempoh untuk Q & A. Kami juga menyediakan bar makan tengahari dan kopi yang disediakan."
Sertakan semua butiran mesyuarat yang penting dalam bahagian yang ditonjolkan atau tebal dari surat anda yang menonjol untuk orang yang diundang. Maklumat penting seperti tarikh, masa dan lokasi boleh hilang dalam badan surat. Letakkan semuanya dalam satu bahagian untuk rujukan mudah.
Meminta RSVP dengan tarikh tertentu supaya anda boleh merancang dengan sewajarnya. Berikan jemputan beberapa cara untuk mengesahkan kehadiran, seperti melalui e-mel, laman web syarikat, kad prabayar atau panggilan telefon.
Petua
-
Semak komuniti dan kalendar perniagaan tempatan untuk peristiwa yang bercanggah sebelum menjadualkan tarikh dan masa. Anda tidak mahu bersaing dengan fungsi Dewan Perniagaan, acara kelab Rotary atau persidangan utama atau pameran perdagangan.
Hantar jemputan sekurang-kurangnya satu bulan lebih awal dengan notis peringatan dua minggu untuk memberi peserta masa untuk menambah anda ke jadual mereka. Jika mesyuarat atau persidangan utama di mana orang perlu merancang untuk perjalanan dan penginapan, berikan sekurang-kurangnya enam bulan notis apabila mungkin.
