Perisian pengurusan kontrak direka untuk meningkatkan kecekapan bagi pentadbir kontrak yang dikenakan untuk membangun dan menyelenggarakan aliran kerja besar pembekal dan vendor kontrak. Ia menyediakan penyelesaian digital dan lokasi berpusat untuk menguruskan kontrak. Pelbagai program perisian pengurusan kontrak boleh didapati di pasaran dan masing-masing akan menawarkan ciri-ciri yang berbeza.
Membangunkan pangkalan data kontrak template boilerplate. Perisian pengurusan kontrak biasanya mempunyai keupayaan untuk menyimpan kategori umum kontrak boilerplate yang berfungsi sebagai kontrak boilerplate untuk rundingan baru. Categorikan pangkalan data kontrak untuk membantu pentadbir menguruskan sejumlah besar vendor dan kontrak pembekal untuk perolehan pelbagai barangan dan perkhidmatan.
Lacak perubahan kepada kontrak. Semasa peringkat perundingan kontrak, aplikasi pengurusan kontrak boleh menyediakan pentadbir dengan keupayaan untuk menilai perubahan sejarah kepada kontrak. Ini boleh membantu apabila menilai proses rundingan kontrak, seperti mengenalpasti jenis konsesi yang dibuat semasa rundingan. Di samping itu, aplikasi perisian biasanya termasuk sistem kalendar dengan pemilih, alat untuk berkongsi maklumat dengan pihak-pihak di seluruh perusahaan, dan keupayaan untuk menjadualkan dan membangunkan agenda untuk mesyuarat yang berkaitan dengan kontrak tertentu.
Laksana prestasi kontrak. Keperluan prestasi kontrak boleh menjadi ciri yang dikesan melalui program perisian kontrak. Apabila keperluan prestasi utama selesai, ini boleh diperhatikan sebagai ciri dalam perisian pengurusan kontrak. Ini membantu pentadbir untuk mengenal pasti kontrak yang memerlukan perhatian, contohnya, apabila keperluan prestasi tidak disampaikan mengikut garis masa yang ditetapkan.
Mengurus kontrak yang ditamatkan. Perisian pengurusan kontrak menyediakan pentadbir peluang untuk menandakan kontrak sebagai ditamatkan. Kontrak boleh ditamatkan kerana pelbagai alasan. Ini biasanya disebabkan oleh tidak berfungsi. Mengesan maklumat ini boleh membantu dalam melaksanakan penilaian data kuantitatif. Sebagai contoh, organisasi mungkin ingin melihat sebab-sebab yang berulang untuk penamatan kontrak dan juga mengenal pasti jabatan yang menghasilkan kontrak yang paling ditamatkan.
Mengurus kontrak tertutup. Pengauditan organisasi prestasi kontrak pada kontrak tertutup mungkin termasuk menyediakan penilaian prestasi pembekal. Data kuantitatif yang tersedia daripada perisian pengurusan kontrak menjadikannya mudah untuk menghasilkan laporan data kuantitatif yang boleh digunakan untuk penilaian. Di samping itu, laporan boleh dihasilkan mengenai jumlah kontrak tertutup dalam tempoh tertentu, termasuk penilaian kewangan untuk tujuan belanjawan.
Amaran
Berunding dengan penasihat undang-undang untuk memastikan bahawa ciri-ciri perisian pengurusan kontrak mematuhi keperluan undang-undang kontrak dalam negara bahawa kontrak kerajaan.
