Selalunya apabila organisasi mencari bantuan di luar untuk projek, ia mengeluarkan RFP, atau permintaan untuk cadangan. Kontraktor kemudian bertindak balas kepada RFP, menggariskan bagaimana mereka boleh membantu dengan projek dan mengapa syarikat atau pasukan mereka adalah pilihan terbaik untuk pekerjaan itu. Untuk menerima respons yang paling lengkap dan membuat pilihan yang tepat, RFP mesti memasukkan beberapa maklumat asas.
RFP mesti bermula dengan pengenalan dan gambaran keseluruhan organisasi yang mengeluarkan permintaan dan masalah atau projek di mana bantuan diperlukan. Pengenalan ini biasanya tidak lebih dari satu perenggan atau dua, dan juga mesti memasukkan tarikh jatuh tempo untuk projek dan anggaran yang dicadangkan. Termasuk maklumat ini membantu firma membuat keputusan mengenai sama ada untuk bertindak balas kepada RFP.
Butiran Projek
Bahagian kedua RFP mesti memberikan butiran mengenai projek atau program tertentu. Menyediakan spesifik mengenai tujuan dan struktur projek serta butiran mengenai pasukan yang bekerja di atasnya, lokasi, jadual dan status. Maklumat ini membantu responden memahami konteks projek; mereka kemudiannya boleh menyesuaikan tindak balas mereka terhadap keperluan organisasi yang meminta.
Skop Perkhidmatan
RFP mesti terperinci mengenai perkhidmatan yang anda cari dari firma luar. Skop perkhidmatan ini mungkin merupakan bahagian yang paling penting dalam RFP, kerana firma yang bertindak balas akan sangat berhati-hati untuk membangunkan cadangan yang memenuhi semua keperluan anda. Walaupun anda mesti memasukkan tugas khusus yang penting untuk menyelesaikan projek, senarai perkhidmatan yang dikehendaki mestilah agak umum, kerana setiap firma bertindak balas akan mempunyai pendekatannya sendiri untuk projek itu. Membenarkan firma luar untuk terperinci tentang idea dan proses mereka boleh membantu anda membuat keputusan yang lebih tepat mengenai syarikat terbaik untuk pekerjaan itu.
Belanjawan
Walaupun sesetengah firma yang mengeluarkan RFP teragak-agak untuk memasukkan maklumat anggaran, jika anda mempunyai anggaran yang ketat, maka masukkannya dalam RFP. RFP mesti termasuk seksyen yang meminta firma untuk terperinci bagaimana mereka merancang untuk menggunakan belanjawan, serta pecahan keperluan dan prosedur pembayaran dan pembayaran mereka. Termasuk maklumat tentang jenis kontrak yang anda berikan dan tempoh kontrak.
Kelayakan
Apabila anda memilih firma luar untuk bekerjasama dengan syarikat anda, anda mahukan firma terbaik yang paling layak yang anda mampu. RFP mesti merangkumi seksyen di mana firma yang bertindak balas dapat memperincikan kelayakan mereka untuk pekerjaan tersebut. Sekiranya anda mencari pengalaman khusus, maka minta responden untuk terperinci kemahiran dan pengalaman mereka di kawasan itu. Di samping itu, permintaan referensi, sama ada untuk syarikat secara keseluruhan atau untuk ahli pasukan individu.
Penilaian dan Penyerahan
RFP mesti termasuk pecahan kriteria penilaian dan arahan untuk mengemukakan cadangan. Bersih dan spesifik, menunjukkan tarikh dan masa tarikh akhir, serta alamat khusus di mana anda akan menerima cadangan. Jika terdapat keadaan yang akan menyebabkan kehilangan kelayakan segera, maka masukkan juga.
