Apabila anda menjalankan mesyuarat kelab, anda berkomunikasi dengan semua ahli kelab sekaligus, merancang aktiviti kelab masa depan dan membuat keputusan penting. Untuk menjalankan mesyuarat dengan berkesan, anda mesti dianjurkan dan mempunyai rancangan. Fasilitator mesyuarat mengekalkan pesanan sepanjang pertemuan sambil menangani semua topik dalam agenda pertemuan.
Sediakan terlebih dahulu. Tentukan matlamat anda untuk mesyuarat dan buat pelan tindakan tertentu untuk memenuhi matlamat tersebut. Buat senarai topik yang akan anda alamat dan buat salinan senarai ini untuk diedarkan kepada ahli kelab.
Buat suasana yang menarik. Hidangkan hidangan sebelum mesyuarat dan bermain muzik lembut apabila ahli kelab memasuki kawasan mesyuarat. Ini akan mewujudkan suasana yang menggalakkan ahli untuk berehat dan bersosial sebelum mesyuarat bermula.
Mulakan pada masa. Buat pengumuman lima minit sebelum anda merancang untuk memulakan. Apabila ahli kelab mencari tempat duduk, menyerahkan salinan agenda mesyuarat. Ini membolehkan ahli kelab untuk mengkaji agenda semasa anda bersedia untuk bermula.
Memperkenalkan ahli kelab baru. Sesi pencerobohan adalah cara terbaik untuk memperkenalkan ahli baru. Adakah mereka menyatakan di mana mereka membesar, di mana mereka pergi ke sekolah dan mengapa mereka memutuskan untuk menyertai kelab anda.
Semak minit dari mesyuarat sebelumnya. Ini mengingatkan anggota kelab tindakan yang diambil semasa mesyuarat terakhir dan memberi ahli baru pemahaman yang lebih baik mengenai topik mesyuarat semasa.
Menguruskan tugas. Sentiasa ikuti agenda mesyuarat. Sekiranya seseorang ingin membincangkan topik yang tidak di dalam agenda anda, tuliskan subjek itu di atas kertas berasingan dan selesaikannya semasa mesyuarat seterusnya.
Izinkan masa untuk soalan dan jawapan. Ahli-ahli kelab mungkin akan mempunyai soalan, jadi bersiaplah untuk menjawabnya. Tanyakan kepada mereka yang mempunyai soalan untuk mengangkat tangan dan memanggil setiap ahli secara individu. Ini juga merupakan masa yang baik untuk menggalakkan ahli kelab membuat cadangan untuk mesyuarat masa depan.
Akhir masa. Mempunyai masa tamat tertentu membantu mengekalkan fasilitator di landasan. Sekiranya ahli kelab mempunyai soalan atau kebimbangan tambahan, jemput mereka untuk berbincang dengan anda selepas penangguhan mesyuarat.
