Semasa mengadakan mesyuarat perancangan strategik tahunan, persiapan itu sering membayangi tujuan sebenar mesyuarat itu. Sebahagian daripada penyediaan termasuk membuat agenda, menjemput peserta, menghantar agenda dan menyediakan tempat. Walau bagaimanapun, jika pertemuan itu sendiri tidak menampung idea brainstorming, pembuatan keputusan dan penciptaan rancangan, ia mungkin tidak menghasilkan inovasi dan kecemerlangan strategik yang anda mahukan. Walaupun tempat dan organisasi adalah penting, ia adalah kualiti komunikasi tatap muka yang menghasilkan keputusan.
Tentukan Matlamat Mesyuarat
Strategi biasanya meliputi pengembangan syarikat, pemasaran, lini produk, persaingan dan komitmen kewangan. Mesyuarat perancangan strategik yang semata-mata memperbaharui pelan strategik lama dengan kumpulan pengurusan anda tidak meneliti rancangan untuk penambahbaikan yang mungkin. Jika matlamat anda adalah untuk menyempurnakan strategi anda untuk tahun yang akan datang, mulakan pertemuan dengan analisis SWOT strategi semasa. Jika anda mengetuai mesyuarat, bersiaplah dengan senarai masalah dan soalan yang direka untuk menggalakkan perbincangan. Bawalah artikel, kertas putih dan persembahan video untuk mencetuskan pemikiran kreatif. Cabaran para peserta untuk meningkatkan topik yang tidak selesa. Pengurus sering tidak mahu menjadi patung yang berdiri, kerana takut akan dibelasah.
Buat Senarai Masalah Anda untuk Perbincangan Lanjut
Analisis SWOT yang merancakkan pelan strategik tahun lalu dan apa yang dihasilkan akan menghasilkan lebih banyak perkara untuk perbincangan dan penyelesaian. Menggunakan papan putih untuk menyenaraikan soalan atau masalah semasa mereka muncul membolehkan anda mengekalkan perbincangan anda teratur dan di landasan. Sebagai pemimpin, terus mencabar dan bertanya soalan. Perbincangan yang terlibat adalah betul-betul apa yang anda mahu, tetapi terus mengawal perbincangan dan cuba memimpinnya ke penyelesaian dan keputusan. Sesi Breakout boleh menghasilkan penyelesaian yang inovatif, jadi berikan peserta ke sesi pemecahan yang berurusan dengan topik utama individu dan minta mereka melaporkan kesimpulan atau idea baru apabila mesyuarat itu disambung semula.
Semak Keputusan dan Mengesahkan
Satu sebab untuk mengadakan mesyuarat perancangan strategik pada dua atau lebih hari berturut-turut adalah untuk memberi masa kepada peserta untuk memproses idea yang dibangkitkan. Apa yang kelihatan seperti idea yang baik mungkin dinyatakan sebagai kesilapan selepas tidur malam. Selepas anda telah membincangkan pelan strategik lama dan merumuskan idea-idea baru, semak semula setiap titik atau keputusan dan undi. Pengundian adalah pengurus yang hadir untuk menyokong keputusan tersebut. Sekiranya terdapat perselisihan di satu titik, pertimbangkan perbincangan lanjut tentang bagaimana mengubahnya supaya semua orang boleh bersetuju.
Pelaksanaan dan susulan
Sudah tentu, pelaksanaan dan susulan membuat perbezaan antara pertemuan yang berjaya dan kegagalan. Sangat mudah bagi para pengurus untuk mengekalkan status quo ketika mereka kembali ke jabatan mereka, sehingga Anda harus secara agresif menetapkan tanggung jawab untuk pelaksanaan. Sebagai pemimpin, anda bertanggungjawab untuk menindaklanjuti untuk memastikan pengurus melaksanakan strategi dan perubahan yang telah dibangunkan dalam mesyuarat perancangan strategik anda. Tetapkan tanda aras dan ulasan kemajuan untuk menilai bagaimana rancangan strategik memberi manfaat kepada organisasi dan sama ada ia perlu disemak semula.
