Walaupun semua mesyuarat tidak perlu mengikuti "Peraturan Perintah Robert" dengan tegas, mereka perlu dirancang terlebih dahulu dan menyimpan agenda yang ditetapkan. Salah satu perkara yang paling buruk yang boleh berlaku dalam pertemuan ialah apabila pemimpin kehilangan kendali peserta dan perbincangan berjalan dalam pelbagai arah. Dalam kes sedemikian, sedikit atau tidak ada yang dicapai, dan mesyuarat itu berakhir dengan membuang masa dan menandakan pembunuh.
Perkara yang anda perlukan
-
Agenda
-
Pad kertas
-
Pensil
-
Bahan visual dan peralatan audio
Rancang agenda khusus, walaupun hanya satu item yang akan dilindungi. Beri amaran kepada sesiapa yang memberi laporan. Agenda itu menjelaskan kepada semua orang sebab mengapa mesyuarat itu diadakan dan tujuan utama. Agenda itu juga harus mempunyai kerangka waktu, sehingga mereka yang hadir tahu bagaimana merencanakan sisa masa mereka.
Membekalkan para atendan dengan salinan dokumen yang akan dibincangkan beberapa hari sebelum mesyuarat. Minta mereka bersedia untuk bercakap mengenai laporan itu dan datang dengan pemikiran dan komen mereka. Anda tidak mahu sesiapa membaca kertas itu manakala yang lain membincangkannya.
Meluaskan penghargaan kepada setiap orang yang menyumbang kepada mesyuarat. Cuba dapatkan masukan dari setiap orang yang hadir dan ucapkan terima kasih kepada setiap orang untuk penyertaannya dengan ulasan peribadi.
Hantar setiap atendan nota susulan dengan mata utama yang dibuat sepanjang mesyuarat. Sekiranya ia merupakan mesyuarat formal dengan nota yang diambil, setiap orang perlu mempunyai ulasan ini sebelum masa kumpulan itu bertemu.
Petua
-
Jangan biarkan seseorang terlambat menghadiri setiap mesyuarat. Menjadi lewat sekali atau dua kali adalah baik, tetapi setiap kali menunjukkan penghormatan yang lengkap.
Amaran
Jika ia kelihatan seperti mesyuarat akan berlangsung lebih dari sepuluh minit selepas tercatat dalam agenda, undi sama ada untuk meneruskan atau bertemu semula.
