Sama ada anda mempunyai perniagaan pembinaan baru atau anda hanya ingin mencuba dan menarik pelanggan baru ke syarikat anda, menghantar surat promosi adalah teknik jualan bijak. Untuk muncul sebagai boleh dipercayai dan profesional yang mungkin, surat anda harus mengikut format dan teknik surat perniagaan yang betul. Bergantung kepada penerima (pelanggan, pelabur atau peminjam) surat itu, anda mungkin perlu menyesuaikan setiap satu untuk membuat kesan yang terbaik, walaupun setiap surat harus merangkumi gambaran keseluruhan mengenai perkhidmatan pembinaan yang anda tawarkan.
Buat tajuk yang merangkumi nama perniagaan pembinaan anda, alamat, nombor telefon perniagaan dan alamat e-mel. Ruang dua di bawah tajuk dan ketik tarikh semasa.
Ruang dua kali dan taipkan nama penerima, jawatannya (jika berkenaan), nama dan alamat syarikatnya, semua yang dibenarkan dan jarak tunggal.
Taipkan salam rasmi, ucapkan penerima dengan nama (iaitu "Dear Mrs Smith"). Walaupun anda menghantar beberapa salinan surat yang sama, anda akan membuat kesan yang lebih baik dan sambungan peribadi dengan meluangkan masa untuk menangani setiap penerima.
Tulis paragraf pengantar dua hingga tiga ayat yang bermula dengan sekeping maklumat yang paling menarik. Sebagai contoh, jika perniagaan anda menawarkan diskaun besar pada perkhidmatan bumbung, baru-baru ini telah menyelesaikan projek pembinaan yang ketara untuk komuniti, atau baru-baru ini telah mula menawarkan perkhidmatan seperti pemasangan utiliti yang sebelum ini tidak tersedia, memberi maklumat segera kepada penerima ambil perhatian mereka.
Tulis badan surat pelindung, pergi ke lebih detail mengenai promosi anda. Sekiranya penerima tidak biasa dengan perniagaan pembinaan anda, berikan satu hingga dua ringkasan ringkasan perkhidmatan yang anda tawarkan. Walaupun anda mungkin cuba membuat beberapa jenis jualan dengan surat anda, pastikan bahagian surat ini memberi tumpuan kepada bagaimana syarikat anda boleh membantu penerima sebaliknya.
Tulis perenggan penutup yang merangkumi panggilan untuk tindakan, menjelaskan langkah seterusnya. Sebagai contoh, jika anda memegang jualan pada pembentukan semula, nyatakan tarikh. Sekiranya anda menawarkan perkhidmatan baru yang anda percaya akan keperluan penerima, tunjukkan bagaimana anda akan seterusnya berhubung untuk membincangkannya. Terima terima terima kasih atas waktunya dan berakhir dengan penutupan formal (iaitu "Hormat"). Taipkan nama anda dan tajuk kerja dua kali di bawah penutupan.
Tunjukkan sebarang brosur atau risalah tertutup yang berlainan di bawah nama anda dengan bilangan dokumen yang tertutup dalam kurungan. Sebagai contoh: "Lampiran (3)."
