Jika anda pernah membaca manual untuk memasang atau mengendalikan pembelian baru dan berjalan jauh lebih keliru daripada ketika anda mula, anda tidak bersendirian. Penulisan teknikal boleh menjadi sukar untuk walaupun profesional yang paling berpengalaman. Walau bagaimanapun, semasa menulis laporan teknikal, penting untuk memasukkan perkara penting, jelas dan ringkas, dan atur informasi anda supaya pembaca dapat memahaminya dengan mudah.
Memilih Perkara Perkara
Orang biasanya menulis laporan teknikal apabila mereka melakukan beberapa jenis penyelidikan dan perlu mengemukakan hasilnya kepada khalayak tertentu. Penyelidikan ini mungkin penyelidikan lapangan - tinjauan, wawancara dan pemerhatian - atau penyelidikan buku. Terlepas dari jenis penyelidikan yang telah anda lakukan, anda tidak akan dapat berkongsi semua maklumat yang anda kumpulkan. Dalam "Beberapa Nasihat Menulis Laporan Teknikal," Alan Sherman dari University of Maryland, Baltimore County, mencadangkan laporan anda harus memberi tumpuan kepada penemuan penting yang menunjukkan subjek penyelidikan anda adalah menarik dan penting. Anda juga harus memasukkan unsur-unsur seperti reka bentuk penyelidikan dan cadangan jika perlu.
Menjadi Bersih dan Ringkas
Orang tidak membaca laporan teknikal untuk bahasa bunga atau imejan. Sebaliknya, orang membaca laporan teknikal kerana mereka mencari maklumat tertentu. Jelas dan ringkas apabila anda menulis laporan anda. Fikirkan tentang khalayak dan tujuan anda, dan tulis dengan cara yang paling baik membolehkan pembaca memahami apa yang anda cuba berkomunikasi. Contohnya, jika anda tahu ramai orang yang berbahasa Inggeris sebagai bahasa kedua akan membaca laporan anda, elakkan cliches dan idioms. Sekiranya mungkin, menjadi titik, memotong perkataan, ayat dan perenggan yang anda tidak perlu melaporkan maklumat yang telah anda kumpulkan.
Mengadakan Maklumat Anda
Organisasi penting dalam laporan teknikal. Sama ada anda menulis artikel cara atau laporan fiskal di tempat kerja, maklumat yang tidak teratur dapat membuat sukar bagi pembaca untuk menggunakan maklumat tersebut. Penonton dan tujuan banyak mempengaruhi bagaimana anda menyusun laporan anda. Apa yang khalayak anda sudah mengetahui mengenai topik ini akan menentukan sama ada anda perlu menyertakan maklumat latar belakang sebelum spesifik. Jika tujuan laporan anda adalah untuk membenarkan penggunaan wang atau peguam bela untuk tindakan yang akan diambil, tamat dengan cadangan atau rayuan dan atur badan laporan anda di sekitar sokongan anda untuk tindakan ini. Individu yang menulis cara mengetik keping perlu memastikan langkah-langkah ditempatkan dalam urutan yang tepat dan kronologi.
Memetik Sumber Luar
Kerana laporan teknikal maklumat sering mendedahkan hasil penyelidikan, anda mungkin mengutip ide-ide orang lain dalam teks anda. Sama ada anda memetik atau menguraikan sumber-sumber ini, anda perlu memberi mereka kredit dengan memetiknya. Jika anda menulis laporan anda untuk kerja, kaki atau endnote mungkin disyorkan untuk petikan ini. Walau bagaimanapun, jika anda menulis laporan untuk sekolah, guru atau profesor anda biasanya memerlukan anda menggunakan gaya petikan yang ada, seperti Persatuan Bahasa Moden atau gaya Persatuan Psikologi Amerika.
