Salah satu bentuk komunikasi yang biasa dalam perniagaan dan sains ialah menulis laporan. Menulis laporan perniagaan dan teknikal memerlukan kemahiran menulis dan organisasi, keupayaan penyelidikan dan keupayaan untuk mentafsirkan data dan membentangkannya dengan cara yang dapat diapresiasi pakar yang belum difahami oleh orang awam. Laporan perniagaan dan teknikal mempunyai banyak unsur yang sama, oleh itu, perbezaan utama antara laporan perniagaan dan laporan teknikal umumnya adalah perkara pokok.
Tentukan penonton anda dan bagaimana perniagaan dan maklumat teknikal anda akan disebarkan. Sama ada anda menulis untuk sekumpulan pakar atau berkongsi kepakaran perniagaan anda dengan sekumpulan pelajar, mengetahui penonton anda akan membantu dalam membina laporan yang bermaklumat dan diterima dengan baik. Tentukan jika laporan anda hanya bentuk komunikasi bertulis atau persembahan multimedia. Sekiranya anda menggunakan teknologi yang memberi manfaat kepada pembentangan, dengan cara menggabungkan carta, slaid, video atau cara lain untuk menggambarkan beberapa perkara laporan anda.
Mengendalikan penyelidikan mengenai jenis laporan perniagaan dan laporan teknikal. Semak laporan sampel dan template untuk menjadi biasa dengan jenis maklumat yang dijangkakan dalam komunikasi perniagaan anda sendiri.
Gariskan topik anda dan sertakan subtopik untuk membantu proses penyelidikan. Sediakan garis besar untuk menjaga tumpuan anda pada setiap bahagian dan membantu anda mengelakkan pengembalian diri, yang dapat menghasilkan pembentangan yang tidak teratur. Laporan perniagaan atau teknikal yang tipikal termasuk bahagian berikut: pengenalan; kelayakan dan latar belakang topik; data penyelidikan; kesimpulan; dan pertimbangan masa depan.
Draf bahagian substantif pertama dalam perniagaan atau laporan teknikal anda. Mulakan dengan menerangkan kelayakan, minat dan alasan mengapa maklumat anda berharga. Terangkan bagaimana khalayak anda boleh memanfaatkan maklumat anda atau bagaimana data anda harus ditafsirkan. Anda tidak memberitahu penonton anda bagaimana untuk melihat penemuan anda atau bagaimana untuk membentuk pendapat mengenai laporan anda. Sebaliknya, laporan anda harus bermula dengan konteks maklumat anda. Sebagai contoh, jika anda menulis tentang trend tempat kerja mengenai telekomunikasi, terangkan bagaimana syarikat boleh menggunakan penemuan anda untuk merumuskan pengaturan telekomunikasi.
Pasang hasil penyelidikan dan data. Mengurus penyelidikan anda sangat penting kerana penonton anda akan mempersoalkan kepakaran anda jika anda membentangkan penemuan yang tidak dapat diandalkan, ketinggalan zaman atau tidak sah. Memastikan data anda amat relevan dengan topik anda dan menyusun semulanya dengan cara yang difahami.Kecuali penonton anda hanya terdiri daripada pakar yang mempunyai pengetahuan mendalam tentang jargon teknikal dan perniagaan, simpan penyelidikan anda dengan mudah. Ganti jargon dengan istilah yang biasa kepada orang awam, dan merumuskan penyelidikan anda dengan cara yang menarik.
Sediakan perbincangan mengenai penemuan anda, termasuk kesimpulan anda dan saran cara untuk memasukkan laporan anda ke dalam proses perniagaan atau teknikal. Tanpa terputus-putus, nyatakan penemuan anda dengan cara yang inovatif dan kreatif. Laporan perniagaan dan teknikal kadang kala mempunyai reputasi untuk menjadi tenang dan konservatif. Anda boleh mengilhami penggunaan kreatif laporan anda dengan memaparkan data yang dapat digunakan pemikiran pemikiran ke hadapan.
Berkumpul bahagian dokumen anda dalam urutan logik. Tulis pengenalan ringkas selepas anda selesai setiap bahagian - ia sering lebih mudah untuk menyusun pengenalan sebaik sahaja anda mempunyai peluang untuk mengkaji draf keseluruhan anda. Pengenalan anda harus ringkas - tujuan pengenalan anda adalah dengan hanya menyediakan penonton anda dengan sekilas mengenai topik perniagaan atau laporan teknikal anda.
Benarkan diri anda masa untuk memperbaiki dan edit laporan anda. Adalah satu idea yang baik untuk meletakkan laporan itu dan kembali kepadanya sehari atau dua kemudian dengan satu set mata baru. Sekiranya boleh, minta rakan sekerja untuk menyemak draf anda. Menggabungkan sebarang cadangan yang anda rasa menambah kredibiliti dan kebolehgunaan maklumat anda.
