Penjadualan adalah salah satu tugas pentadbiran biasa yang tidak ada yang ingin dilakukan; Walau bagaimanapun, kegagalan untuk membangunkan cara yang sistematik untuk merakam tarikh penting dan peristiwa penting dapat merosakkan pelan terbaik. Kalendar induk harus memasukkan tarikh penting, diautomatikasikan, dan termasuk sistem tickler untuk memberitahu orang tentang tarikh yang akan datang. Untuk mewujudkan kalendar induk secara efektif, ia mestilah intuitif, cekap, dan mempunyai prosedur yang ditulis dengan baik untuk semua pengguna.
Menetapkan satu orang untuk mempertahankan akauntabiliti untuk penyelenggaraan dan sokongan. Orang ini harus bertanggungjawab untuk menyemak dan memasuki tarikh penting pada kalendar sebelum pengedaran.
Masukkan tarikh akhir dan tarikh akhir. Tarikh akhir mungkin merupakan sebab yang paling penting untuk membuat dan mengekalkan kalendar induk komunal. Tarikh-tarikh ini harus ditonjolkan dan dimasukkan dalam wajah berani, berwarna atau semua topi.
Bekerjasama dengan profesional dan kakitangan sokongan untuk menentukan tarikh tickler sebelum tarikh akhir. Ini bergantung kepada aktiviti dan organisasi. Contohnya, anda mungkin ingin memberikan peringatan satu minggu sebelum mesyuarat belanjawan utama. Walau bagaimanapun, satu kumpulan jam gembira hanya memerlukan peringatan satu jam sebelum acara tersebut. Anda juga akan mahu membina masa untuk perjalanan jika acara itu tidak berada di pejabat segera.
Tentukan proses untuk memaklumkan pengguna perubahan. Ini boleh menjadi proses formal atau informal. Walau bagaimanapun, ia harus jelas digariskan dalam prosedur. Anda juga perlu menyediakan cara untuk mengesahkan perubahan. Ini boleh menjadi e-mel yang cepat dengan permintaan pengesahan kepada semua kakitangan atau peserta mesyuarat.
Sediakan pilihan untuk merangkumi tarikh susulan. Tarikh susulan adalah tarikh yang timbul akibat mesyuarat lain. Iaitu, mereka dilampirkan pada mesyuarat asal. Contohnya adalah AR (tindakan yang diperlukan) untuk membiayai kewangan sebelum mesyuarat seterusnya. Mampu melampirkan tarikh susulan kepada mesyuarat asal adalah cara yang baik untuk mengotomatisasi proses dan membawa lebih banyak kecekapan ke mesyuarat atau acara seterusnya.
Cetak kalendar tuan pada dasar harian dan mingguan dan edarkan. Ini adalah pilihan bergantung kepada organisasi.
Letakkan kalendar di lokasi pusat. Ini boleh dalam talian, dalam fail yang dikongsi atau di papan buletin dikongsi.
