Komunikasi luar adalah bagaimana perniagaan atau organisasi berkomunikasi dengan mereka yang berada di luar struktur organisasi. Ini adalah dari pelanggan dan pelanggan, kepada pembekal utiliti dan rakan niaga, untuk membiayai dana entiti dan pada dasarnya sesiapa sahaja yang tidak ada di syarikat gaji. Komunikasi luaran yang baik adalah sama pentingnya dengan komunikasi dalaman yang baik, jadi perlu ada penjagaan khas untuk memastikan bahawa mereka yang berada di luar syarikat menerima perhatian dan penghormatan yang sama seperti di dalam syarikat.
Kumpulkan maklum balas luaran. Maklum balas merujuk kepada laporan yang dibuat kepada syarikat oleh semua sumber luaran yang meletakkan kekuatan dan kelemahan dalam kemampuan anda untuk menyampaikan perkhidmatan dan produk. Sama ada pelanggan memanggil untuk mengadu, atau anda menawarkan tinjauan kepada pelanggan yang menilai prestasi anda atau menggunakan kaedah lain, maklum balas akan menunjukkan jurang dalam keupayaan komunikasi anda.
Isu isu komunikasi luaran yang anda dapati. Anda mungkin mendapati bahawa pelanggan merasa bahawa mereka tidak diperlakukan dengan hormat, atau bahawa mereka diberikan lari oleh wakil syarikat. Anda mungkin mendapati bahawa perkhidmatan e-mel anda salah menyalahi e-mel daripada klien sebagai spam supaya permintaan dan pertanyaan tidak diterima. Terdapat beratus-ratus masalah komunikasi luaran yang berpotensi. Sebaik sahaja anda mengetahui apa yang menyebabkan miskomunikasi, anda boleh meneruskan.
Buat penyelesaian untuk masalah komunikasi luaran. Sebagai contoh, jika pelanggan melaporkan bahawa wakil menggunakan jargon teknikal yang terlalu banyak, maka melatih wakil-wakil untuk memecah perkara seperti yang diperlukan. Sekiranya pelanggan anda melaporkan bahawa perkhidmatan telefon anda tidak berfungsi, kemudian membaikinya dan menetapkannya sebagai semudah melayari yang mungkin. Sekiranya pelanggan dalam talian mahukan maklumat lanjut, kemas kini laman web anda dan mungkin menawarkan mereka cara untuk menjejaki pesanan atau mendapatkan bantuan mesej segera daripada wakil. Apa jua penyelesaiannya, ia perlu menangani kebimbangan dan membentangkan pembaikan yang boleh dilaksanakan.
Kumpulkan maklum balas mengenai penyelesaian masalah komunikasi luaran anda. Anda perlu mendapatkan perasaan mereka yang terjejas oleh penyelesaian untuk melihat sama ada ia telah menyelesaikan masalah itu, baik untuk pekerja syarikat anda dan wakil luar yang mengambil bahagian dalam proses komunikasi luaran.
