Pengurusan portfolio projek adalah proses di mana organisasi dan perusahaan dapat mengatur, melihat dan menganalisis projek semasa mereka. Ia biasanya digunakan untuk mengutamakan pelbagai projek; mereka biasanya disusun mengikut kategori yang berbeza seperti kewangan, pertumbuhan dan faedah. Portfolio projek akhirnya membenarkan lembaga atau pengarah urusan mendapatkan pandangan yang lebih luas dan pemahaman yang lebih mendalam tentang usaha syarikat sekarang.
Menyusun inventori projek semasa perniagaan. Termasuk setiap usaha yang dimiliki oleh perusahaan saat ini, tidak kira betapa kecilnya. Menyediakan maklumat deskriptif yang cukup untuk setiap projek supaya mereka boleh dibandingkan dan diuruskan. Sebagai contoh, terperinci kos projek yang diunjurkan oleh projek, matlamat yang dimaksudkan, faedah, anggaran jangka masa dan bagaimana projek menyokong strategi keseluruhan syarikat.
Contohnya, syarikat perumahan mungkin menyusun inventori yang mengandungi projek inisiatif tingkah laku anti-sosial, projek penjanaan harta tanah dan pembinaan baru. Syarikat itu juga boleh menulis bahawa projek regenerasi estet bernilai $ 1 juta, akan mengambil kira-kira 3 tahun untuk disiapkan dan akan menempatkan 800 keluarga baru.
Muat naik maklumat ini secara elektronik; ini akan memastikan data dapat dibandingkan dengan lebih cepat dan lebih cekap daripada pasukan manusia. Data elektronik juga boleh dipindahkan melalui e-mel dan diserahkan kepada pengarah syarikat dengan segera.
Mengadakan mesyuarat untuk pengarah urusan dan ketua jabatan pengurusan syarikat (pasukan pengurusan portfolio atau PMT). Orang-orang ini akan mempunyai pengetahuan terluas perniagaan dan boleh membuat keputusan yang bermaklumat demi kepentingan terbaik syarikat. Tanya kepada mereka sebelum mesyuarat untuk melihat data dan menyerap maklumat untuk perbincangan.
Memastikan pasukan portfolio bersetuju dengan kriteria untuk mengutamakan projek. Isu-isu seperti kewangan dan faedah lazimnya digunakan untuk menentukan keutamaan, tetapi isu-isu lain seperti potensi boleh dipertimbangkan.
Hubungi mesyuarat dan mengutamakan projek-projek semasa yang dijalankan oleh syarikat. Keutamaan harus diberikan kepada projek berdasarkan potensi kewangan, pertumbuhan dan faedahnya. Projek-projek keutamaan yang paling tinggi akan memerlukan perhatian yang berterusan, sementara projek-projek keutamaan lain yang lain boleh diadakan atau digugurkan dari agenda syarikat sepenuhnya.
Menilai semula pengurusan projek syarikat dengan menghubungi PMT secara berkala. Susun perundingan suku tahunan, bulanan atau bahkan mingguan dan bincangkan sama ada projek-projek tertentu memerlukan lebih banyak sokongan (dengan itu meningkatkan keutamaan mereka) atau boleh dijatuhkan ke bawah senarai.
