Dasar gaji menggambarkan proses gaji kerana ia berkaitan dengan pentadbiran gaji, jadual waktu, jadual gaji dan kaedah pembayaran. Prosedur dokumentasi memastikan proses kelulusan yang jelas dan jelas, aktiviti gaji yang cekap, ketersediaan borang dan kawalan yang sesuai. Sebuah organisasi yang mempunyai dasar dan prosedur gaji yang mantap dapat memberi jaminan kepada pekerja gaji dan upah yang tepat dan tepat pada masanya.
Kepentingan
Penggajian adalah salah satu perbelanjaan terbesar dalam mana-mana organisasi. Dasar gaji menetapkan cek dan baki dalaman untuk mengawal dan melindungi perbelanjaan ini. Ia mengurangkan kejadian kesilapan dan kemungkinan penipuan. Di syarikat-syarikat besar, proses gaji melibatkan banyak masa dan sumber. Prosedur penggajian membuat kecekapan dari segi pengumpulan masa, pemprosesan dokumen, kemasukan data, pembayaran dan penyimpanan rekod. Dengan memasukkan automasi dan kemajuan dalam teknologi sistem, prosedur boleh menjadi kos efektif dan menjimatkan wang syarikat.
Tujuan
Polisi gaji memberi jaminan bahawa pekerja akan menerima gaji yang betul pada masa yang tepat. Ia memastikan syarikat mematuhi undang-undang persekutuan, negeri dan tempatan, terutama yang merujuk kepada cukai, Medicare, Keselamatan Sosial dan standard buruh yang adil. Pematuhan undang-undang akan membantu syarikat mengelak daripada membayar denda. Prosedur penggajian juga menyokong pelaksanaan struktur pampasan dan sistem, belanjawan jabatan dan perjanjian tawar-menawar kolektif.
ciri-ciri
Dasar gaji menjelaskan tanggungjawab dan kebertanggungjawaban kakitangan gaji dan pengurus. Oleh kerana gaji melibatkan maklumat sulit, dasar tersebut mesti menetapkan tahap akses dan keselamatan. Ia juga mengenal pasti latihan yang diperlukan oleh kumpulan pekerja yang berlainan. Prosedur gaji terperinci proses dari ketika pekerja disewa. Mereka termasuk aktiviti gaji dan bentuk yang diperlukan untuk memproses pekerja baru, perubahan pekerjaan, kemas kini maklumat, pembayaran khas, potongan, pelaporan masa dan penamatan.
Pertimbangan
Untuk meminimumkan risiko penipuan, dasar gaji wajib termasuk kawalan dalaman. Satu bentuk kawalan ialah pemisahan tugas. Sebagai contoh, jika terdapat dua pekerja yang terlibat dalam pemprosesan gaji, seseorang akan menyediakan dokumen gaji manakala yang lain akan memberi kuasa dan meluluskan. Pihak berkuasa yang meluluskan mesti menyemak semua maklumat bayar dan cuti. Satu lagi kumpulan atau jabatan seperti perakaunan boleh mengaudit transaksi gaji. Prosedur penggajian juga mesti melindungi kerahsiaan maklumat gaji, memastikan bahawa hanya orang yang dibenarkan mempunyai akses kepada mereka.
Tanggungjawab
Jabatan gaji bertanggungjawab menguruskan aliran kerja gaji untuk memastikan pemprosesan gaji yang cekap dan tepat pada masanya. Ia menetapkan jadual gaji dan tarikh akhir untuk penyerahan dokumen gaji. Kakitangan gaji memberi dan mengawal akses kepada maklumat dalam sistem penggajian. Mereka memasukkan maklumat dalam sistem dan membuat perubahan seperti yang diperlukan. Pengurus mesti memastikan bahawa dokumen gaji yang diperlukan diselesaikan dan dikemukakan dalam tempoh masa yang ditetapkan. Kakitangan bertanggungjawab untuk mengkaji pembayaran dan pemotongan, dan menasihati jabatan gaji sebarang percanggahan. Mereka juga harus memastikan maklumat mereka terkini.
