Amalan terbaik pengurusan kontrak mencadangkan audit pematuhan kontrak tetap. Walau bagaimanapun, tidak seperti audit laporan kewangan, yang biasanya berlaku setiap tahun, ulasan kontrak berlaku lebih kerap. Sebagai contoh, jadual audit kontrak kejuruteraan dan pembinaan seringkali termasuk audit bulanan pembayaran, serta audit tahunan separa tahunan atau tahunan untuk projek yang lebih lama. Memahami sepenuhnya prosedur pengauditan kepatuhan meningkatkan peluang anda akan menemui kesilapan yang sebaliknya boleh mengakibatkan perbelanjaan membazir dan overruns kos.
Menubuhkan Objektif Audit
Jika semakan yang berlaku dalam kitaran hayat kontrak akan menentukan objektif audit. Audit kawalan - yang berlaku lebih awal dalam kitaran hayat kontrak - biasanya menumpukan pada penilaian proses kontraktor dan kawalan dalaman. Matlamatnya adalah untuk meningkatkan komunikasi dan mengenal pasti dan memperkemas proses yang berisiko untuk kelebihan belanja. Audit pemulihan - yang berlaku setiap bulan atau sebelum pembayaran kontrak akhir adalah disebabkan - mencari percanggahan pengebilan, seperti caj tidak sah, berlebihan dan pendua. Matlamatnya ialah untuk mengelakkan kesilapan pengebilan dan mendapatkan lebih bayar.
Kumpulkan Pasukan Audit
Dalam menentukan ukuran dan komposisi pasukan audit, lihat saiz dan kerumitan kontrak. Sekurang-kurangnya, kedua-dua pasukan audit kawalan dan pemulihan harus termasuk pengurus kontrak, wakil dari jabatan perakaunan dan pihak ketiga yang netral. Walau bagaimanapun, kontrak besar atau kompleks mungkin memerlukan ahli pasukan tambahan yang biasa dengan pengurusan kontrak dan prosedur pengauditan. Sekiranya audit menidakkan aktiviti penipuan, mungkin diperlukan untuk membawa seorang akauntan forensik yang berpengalaman atau penyelidik penipuan.
Prosedur Audit Kawalan
Audit kawalan kelihatan terutamanya pada prosedur pengebilan dan pembayaran dan kawalan pencegahan. Prosedur termasuk kajian intensif kontrak dan kedua-dua kontraktor dan akaun yang perlu dibayar bil dan prosedur pembayaran masuk data. Semakan ini mencari kawalan dalaman yang mencukupi seperti pemisahan tugas, sistem pengesahan dan keselamatan maklumat. Ujian mungkin termasuk membuat, memproses dan membayar invois sampel, sering memperkenalkan kesilapan yang disengajakan untuk melihat sama ada kawalan sedia ada berkesan.
Prosedur Audit Pemulihan
Audit pemulihan bulanan mendamaikan laporan kos kerja terakhir kontraktor kepada jumlah yang dibilkan semasa tempoh semasa. Juruaudit bermula dengan mengkaji semula laporan kos kerja dan membandingkannya dengan kontrak bil dan terma pembayaran. Berdasarkan kehadiran mana-mana bendera merah, juruaudit boleh memilih dan menguji hanya beberapa atau banyak transaksi sampel untuk pelbagai jenis kos seperti buruh, bahan, kos pentadbiran dan overhed. Ujian transaksi biasanya terdiri daripada pengiraan semula dan pembinaan jejak audit. Menurut KPMG, firma audit, firma cukai dan khidmat nasihat, juruaudit mencari kekurangan seperti masa lapang yang lebih besar, pengelasan semula kos, akruan kos, penerangan kos yang luar biasa atau hilang, jumlah dolar yang besar atau luar biasa, kos yang ditanggung sebelum kontrak dimulakan dan overhead pejabat di rumah kos.
Buat Laporan Lanjutan
Berikutan audit, pasukan menyediakan dan mengemukakan laporan akhir kepada pemilik perniagaan dan kontraktor, biasanya dalam pertemuan tatap muka. Walaupun penemuan menentukan berapa banyak maklumat yang terkandung di dalam laporan itu, tumpuannya adalah untuk mengenal pasti, menjelaskan dan menyediakan cadangan untuk membetulkan ketidakcocokan atau prosedur yang tidak cekap. Juruaudit juga nyatakan objektif, serta menerangkan kajian semula kontrak dan prosedur ujian audit.
