Surat cadangan boleh menjadi alat penting untuk mendapatkan pelanggan baru, memulakan projek baru dan mengembangkan perniagaan. Dari susun atur dan reka bentuk kepada bahasa yang digunakan dalam dokumen tersebut, pemimpin perniagaan mesti mempertimbangkan semua aspek cadangan sebelum menghantarnya kepada penerima yang dimaksudkan untuk memaksimumkan keberkesanan dokumen. Sama seperti pembukaan surat sedemikian adalah kritikal dalam mendapatkan pembaca untuk membaca kandungan penuh, beberapa ayat terakhir surat cadangan juga amat penting, kerana kata-kata itu adalah kata-kata terakhir yang akan dibaca sebelum berpura-pura membuat keputusan.
Menulis Cadangan Berkesan
Untuk menulis surat cadangan yang efektif, adalah berguna untuk memulakan dengan mengumpulkan semua maklumat yang relevan yang anda merancang untuk dimasukkan ke dalam dokumen. Ini termasuk statistik, angka anggaran, tarikh, definisi dan kelayakan syarikat anda. Anda juga mungkin ingin memulakan dengan garis besar, yang merupakan alat penulisan yang dapat membantu anda merancang kategori yang berbeza dari cadangan anda.
Pengenalan cadangan anda harus mencetuskan minat pembaca dan mungkin akan memasukkan beberapa maklumat asas mengenai syarikat anda dan mengapa ia memenuhi syarat untuk melaksanakan tugas tertentu yang dipersoalkan. Pengenalan juga boleh merangkumi gambaran luas tentang topik cadangan agar penerima memahami apa yang hendak dibaca dan mengapa mereka harus terus membaca. Sesetengah cadangan juga boleh dimulakan dengan ringkasan eksekutif, yang merupakan gambaran ringkas yang merumuskan perkara utama cadangan. Ringkasan eksekutif berguna untuk penerima yang tidak tepat pada waktunya tetapi ingin memahami apa cadangannya.
Bahagian utama cadangan anda akan berbeza-beza bergantung kepada projek tetapi mungkin termasuk bahagian yang membahas anggaran atau harga proyek, garis waktu yang dicadangkan untuk proyek dan risiko yang terkait dengan proyek. Anda juga boleh membincangkan bahan-bahan yang diperlukan untuk menyiapkan projek, buruh atau jenis pekerja yang diperlukan untuk menyelesaikan projek dan pendapatan atau petunjuk yang diunjurkan oleh projek.
Adalah penting untuk menyesuaikan dokumen anda kepada penonton khusus anda semasa menulis cadangan. Bahasa yang anda gunakan akan berbeza-beza bergantung kepada kepakaran para penonton, serta bagaimana mereka akrab dengan aspek teknikal projek.
Sebelum menghantar cadangan kepada pembaca, sentiasa berhati-hati mengedit dokumen dan mengalih keluar sebarang kesilapan ejaan, kesalahan tatabahasa dan ketidaktepatan fakta. Typos dan kesilapan lain boleh dilihat sebagai tidak profesional dan boleh menyebabkan cadangan ditolak.
Menutup Surat Cadangan
Kesimpulan cadangan adalah unsur penting dalam keseluruhan dokumen. Apabila penerima selesai membaca cadangan itu, beberapa kalimat terakhir atau paragraf harus diletakkan di dalam fikirannya. Kesimpulan yang berkesan dapat membantu mengelak kesepakatan dan memimpin pembaca untuk melakukan perniagaan dengan syarikat anda. Walaupun bahagian lain cadangan itu juga penting untuk mendapatkan kelulusan untuk bergerak ke depan, masuk akal untuk meluangkan masa tambahan pada beberapa ayat terakhir untuk memastikan cadangan itu meyakinkan.
Dalam kesimpulannya, pertimbangkan untuk menarik kembali titik-titik utama cadangan untuk menekankan konsep-konsep utama, dengan berhati-hati untuk tidak mengulangi kata kerja yang telah anda tulis. Ringkasan akhir ini harus menyediakan analisis atau penjelasan yang menghubungkan semua perkara utama. Anda juga mungkin ingin menggalakkan penerima untuk meneruskan perbualan dengan menawarkan untuk menjawab sebarang pertanyaan yang berlarutan atau untuk membincangkan idea dengan lebih mendalam di kemudian hari. Sebagai contoh, anda boleh menulis: "Tolong beritahu saya jika anda mempunyai soalan tambahan - Saya dengan senang hati menjawabnya." Beberapa surat cadangan yang berkesan juga berakhir dengan panggilan untuk bertindak, yang dapat mewujudkan rasa segera dan alasan bagi penerima untuk bergerak maju dengan cadangan. Satu contoh tindakan untuk bertindak ialah: "Mulakan projek ini hari ini dengan menghubungi pasukan kami."
