Sebagai program pangkalan data, Microsoft Access mempunyai beberapa aplikasi dalam dunia perniagaan. Pengurus boleh menggunakan Akses untuk membuat pangkalan data pekerja, membolehkan mereka menyemak maklumat gaji, data demografik dan nombor belanjawan dengan pantas. Profesional perakaunan sering menggunakan pangkalan data Akses juga untuk menjejaki invois, meninjau akaun belum terima dan menjejaki kewangan syarikat. Sebaik sahaja maklumat mendasar dimasukkan ke dalam jadual Akses, akauntan boleh membuat pertanyaan dan borang khusus yang membuat maklumat yang diperlukan lebih mudah.
Tulis senarai medan yang anda ingin sertakan dalam pangkalan data perakaunan anda. Bergantung pada keperluan anda, bidang tersebut boleh memasukkan jumlah yang perlu dibayar, nama pelanggan, tarikh jatuh tempo, istilah dan medan nota untuk entri teks bentuk bebas.
Buka Akses Microsoft dan pergi ke bahagian jadual. Pilih pilihan untuk membuat jadual baharu dalam paparan reka bentuk. Ini membuka grid yang membolehkan anda memasukkan nama untuk setiap bidang, serta penerangan kandungan medan tersebut.
Klik kotak lungsur di sebelah "Jenis Data" untuk setiap medan dalam pangkalan data anda. Anda boleh memformatkan bidang anda sebagai mata wang, angka dan teks yang diperlukan. Anda juga boleh menggunakan bidang tarikh dan masa untuk perkara seperti tarikh yang sepatutnya.
Semak senarai medan dalam pangkalan data anda dan tambahkan yang lain yang anda fikir anda perlukan. Lebih mudah untuk membina semua bidang yang anda perlukan dari awal daripada pergi dan menambah medan ke pangkalan data yang sudah mengandungi ratusan atau ribuan rekod.
Klik butang "Simpan" untuk menyimpan jadual anda. Taip nama untuk jadual dan klik "OK."
Pergi ke bahagian borang pada tetingkap Akses dan pilih pilihan wizard borang. Gunakan wizard borang untuk membuat borang penyertaan data mudah berdasarkan medan dalam jadual anda. Anda kemudian boleh menggunakan borang penyertaan data tersebut untuk menambah maklumat pada jadual. Apabila anda menaip ke dalam borang penyertaan data, maklumat itu dipindahkan secara automatik ke jadual Akses yang mendasarinya.
Pindah ke bahagian pertanyaan dan mulakan pembinaan pertanyaan yang akan menjadikan pangkalan data perakaunan anda lebih berguna. Gunakan wizard pertanyaan untuk membina pertanyaan awal dan simpannya, kemudian klik kanan pertanyaan dan pilih "Paparan Reka Bentuk" untuk membuat sebarang perubahan atau menetapkan kriteria. Contohnya, anda boleh membina pertanyaan tarikh akhir dan masukkan "Antara Masukkan Tarikh Mula dan Masukkan Tarikh Akhir." Ini menggesa pengguna untuk memasukkan tarikh mula dan tamat apabila menjalankan pertanyaan. Pertanyaan semacam itu boleh sangat berguna untuk mengkaji semula invois masa lalu dan akaun penjejasan yang belum diterima.
