Tidak semua pekerja memenuhi jangkaan. Apabila ini berlaku, anda mesti menulis surat tatatertib atau secara rasmi menamatkan orang secara bertulis. Sesetengah pekerja mungkin jatuh jauh dari jangkaan anda bahawa anda menjadi marah, tetapi anda masih perlu menulis surat disiplin dalam nada profesional kerana surat itu merupakan rekod syarikat dan cara anda mencerminkan syarikat itu. Jangan menggabungkan kekurangan profesionalisme pekerja dengan bertindak secara tidak profesional.
Taipkan tarikh. Langkau satu baris, dan taipkan nama pekerja dan alamat rumahnya pada baris berasingan. Langkau baris tambahan dan taipkan "Dear Mr./Ms (Nama belakang)" yang diikuti oleh kolon. Walaupun anda berada di atas nama pertama dengan pekerja, anda mesti membuat usaha tambahan untuk menjadi profesional dalam situasi di mana pekerja memerlukan disiplin. Menggunakan nama akhir juga membantu anda membuat jarak, yang berguna apabila berita negatif.
Mulailah surat itu dengan menjelaskan kepada pekerja bahawa prestasinya di tempat kerja tidak memenuhi jangkaan, dan kemudian terperinci masalah dengan prestasinya secara profesional dan tidak biasa. Jika berkenaan, isikan tarikh dan masa insiden utama seperti kekeliruan atau kemalangan. Rujuk kepada peraturan tertentu yang telah dilanggar oleh pekerja.
Terangkan apa yang akan berlaku seterusnya. Jika anda mendisiplinkan pekerja, jelaskan bahawa ini adalah amaran pertama dan kesalahan seterusnya akan memberi amaran lebih lanjut dengan akibat yang lebih teruk, seperti penggantungan atau penembakan. Jika anda menamatkan pekerja, berikan tarikh efektif untuk penamatan dan apa-apa maklumat lanjut yang diperlukannya, seperti ketika anda mengharapkan dia mengosongkan kantornya.
Sediakan maklumat hubungan sekiranya dia mempunyai sebarang soalan, dan gariskan proses rayuan jika anda mempunyai satu. Terima kasih kepada pekerja atas kerjasamanya, dan jika sesuai, beritahu dia, anda berharap dia baik pada masa akan datang.
Tutup huruf dengan menaip "Hormat," dan langkai tiga ruang baris. Taipkan nama anda. Cetak surat pada kepala surat syarikat dan tandakan nama anda di atas nama ditaip anda.
