Tidak kira betapa kerasnya anda cuba menghindarinya, halangan komunikasi akan timbul antara pekerja, pengurus dan pelanggan. Kegagalan komunikasi boleh menyebabkan penangguhan yang tidak perlu, kekecewaan dan perniagaan yang berpotensi hilang. Berita baiknya adalah terdapat beberapa cara untuk mengatasi halangan komunikasi untuk memastikan perniagaan anda berjalan lancar.
Apakah Halangan Komunikasi dalam Perniagaan?
Hambatan komunikasi boleh didapati di mana-mana dalam perniagaan, dari bahagian atas hingga ke tengah pengurusan untuk hubungan luar. Kerosakan komunikasi berlaku secara organisasi, seperti ketika anggota pasukan terpencil, atau secara individu, ketika seseorang salah menafsirkan atau mengabaikan apa yang dikatakan orang lain. Mereka boleh timbul dari terlalu banyak gangguan di tempat kerja atau tidak cukup kejelasan tentang projek. Beberapa contoh halangan biasa komunikasi yang mungkin anda lihat dalam perniagaan anda adalah:
- Penglibatan. Jika anda tidak hadir dalam perbualan, ia mungkin menyebabkan miskomunikasi. Sama ada dari pelbagai gangguan, multitasking atau bergegas ke mesyuarat anda yang seterusnya, yang terganggu adalah penghalang kepada komunikasi yang boleh menyebabkan banyak masalah. Ia juga salah satu yang mudah untuk membetulkan jika anda belajar untuk memberi tumpuan dan hadir pada masa ini.
- Pengurusan yang lemah. Apabila pekerja tidak menyukai pengurus mereka atau tidak merasakan mereka boleh bercakap secara terbuka kepada mereka, saluran komunikasi dengan cepat ditutup. Pengurus yang tidak memberi maklum balas, tidak mendengar masalah, tidak boleh bercakap secara terbuka mengenai perniagaan syarikat yang berkaitan atau tidak akan bertanya kepada kakitangan mereka untuk membuat halangan kepada komunikasi yang tidak perlu wujud.
- Kurang perbualan. Sudah tentu, cara terbaik untuk berkomunikasi adalah dengan mengadakan perbualan. Walau bagaimanapun, hari ini, orang lebih cenderung untuk menghantar teks atau e-mel apabila mereka mempunyai masalah untuk dibincangkan. Perbualan satu sisi ini sering membawa kepada salah faham dan kekecewaan yang tidak perlu, dan boleh membuang masa. Satu isu yang boleh ditangani dalam perbincangan langsung, 15 minit, secara bersemuka dan bukannya menjadi pertukaran dengan perkataan-perkataan yang tidak mempunyai ketetapan.
- Halangan fizikal. Apabila pengurusan mengasingkan diri mereka di lantai yang berbeza bangunan dari seluruh tenaga kerja atau pasukan kerja ditugaskan untuk memisahkan pejabat, halangan fizikal dibuat yang menyebabkan komunikasi yang buruk.
- Perbezaan personaliti. Kemungkinan anda mempunyai beberapa jenis personaliti yang terapung di sekitar perniagaan anda. Terdapat juga peluang yang baik bahawa sesetengah orang keperibadian itu tidak menyentuh dan mempunyai gaya komunikasi yang berbeza, yang membawa kepada salah faham, stereotaip dan diam.
- Kurang kejelasan. Apabila berurusan dengan pihak berkepentingan, pelanggan dan kakitangan, penting untuk mempunyai dasar syarikat yang jelas. Tidak berbuat demikian sering menyebabkan kekeliruan dan kekecewaan yang menyebabkan orang tidak mahu melakukan perniagaan dengan anda.
Jika anda mengambil sedikit masa untuk menilai tempat kerja anda untuk mengetahui bagaimana orang berkomunikasi, anda mungkin akan dapati ini dan contoh umum halangan kepada komunikasi. Ada yang dapat diselesaikan dengan lebih cepat daripada yang lain, tetapi mereka semua memerlukan penyertaan dan kemahiran berkomunikasi yang baik dari pasukan anda.
Contoh Halangan Komunikasi
Tidak semua halangan kepada komunikasi adalah jelas. Ia mungkin kelihatan seperti anda sedang berbual dan menjadi produktif, tetapi tidak sampai kemudian anda menyedari apa-apa yang sebenarnya telah dicapai. Begini bagaimana pertemuan pasukan dengan seorang pengurus boleh dilayan dengan halangan komunikasi:
Pasukan bertemu pukul 10:00 pagi dengan pengurus untuk menyaksikan acara rangkaian yang akan datang. Ahli pasukan tiba dengan segera, tetapi pengurus mempunyai perbualan telefon. Semua orang dengan jujur duduk di dalam bilik, tidak tahu bila perbualan akan berakhir dan apabila mesyuarat itu akan bermula.
Sepuluh minit kemudian, pengurus menumpukan perhatiannya kepada orang-orang di dalam bilik dan meminta agenda mesyuarat. Tiada siapa yang mempunyai satu, jadi seseorang bergegas untuk menulis dengan cepat. Semasa berbuat demikian, pengurus akan terganggu oleh panggilan telefon yang lain, yang memerlukannya meninggalkan pejabat dalam masa 15 minit untuk bertemu dengan seseorang di luar tapak. Ini mengakibatkan mesyuarat bergegas di mana orang ramai tidak menanyakan banyak soalan kerana mereka ingin menampung sebanyak mungkin bahan dalam masa kini yang terhad.
Apabila mesyuarat selesai dan semua orang kembali ke pejabat mereka, pasukan mungkin menyedari beberapa perkara: Mereka tidak meliputi beberapa perkara penting yang perlu dibincangkan, mereka berasa tergesa-gesa dan tidak diendahkan oleh pengurus ketika cuba membincangkan apa yang mereka lakukan. dan mereka tidak lagi dalam perancangan mereka untuk acara rangkaian yang akan datang daripada mereka sebelum mesyuarat. Halangan kepada komunikasi mengakibatkan pembaziran masa dan kekurangan produktiviti untuk semua yang terlibat.
Halangan lain untuk komunikasi adalah jelas, seperti ahli pasukan yang terus kehilangan tarikh akhir tugasan anda tanpa memberi anda alasan atau pengurus yang menyuarakan dan bermain dengan telefonnya setiap kali anda cuba mengadakan perbualan. Ia mungkin publisiti organisasi yang menghalang idea-idea baru dari yang sebenarnya datang untuk membuahkan hasil atau kurangnya intraoffice bersosial di kalangan pekerja dari pelbagai peringkat dalam perniagaan.
Masalah Komunikasi Luaran
Jika anda berada dalam perniagaan yang melayani pelanggan, komunikasi luaran adalah sama pentingnya. Contohnya, jika anda tidak mengiklankan berapa harga jualan yang berkuatkuasa, anda mungkin mengakhiri dengan pelanggan yang tidak bermaya yang menegaskan mereka hanya membayar harga jualan satu bulan kemudian. Jika anda memberikan maklumat khidmat pelanggan di laman web anda tetapi tidak ada cara langsung untuk menghubungi jabatan perkhidmatan pelanggan anda, anda mungkin berakhir dengan aduan awam di halaman media sosial anda dan bukan satu aduan yang dapat dikendalikan dengan cepat dan secara persendirian.
Tidak kira sama ada halangan komunikasi adalah jelas atau halus, mereka tidak melakukan apa-apa untuk membantu perniagaan berjaya. Malah, mereka boleh menyebabkan lebih banyak masalah daripada yang anda jangkakan.
Ketiadaan Hambatan Komunikasi
Anda mungkin berfikir anda tidak perlu menghabiskan masa bekerja untuk komunikasi di perniagaan anda, tetapi terdapat banyak akibat untuk mengabaikan masalah komunikasi. Halangan kepada komunikasi membawa kepada pekerja yang kecewa dan pelanggan yang tidak berasa seperti mereka didengar. Apabila itu berlaku, kakitangan menjadi kurang bermotivasi, yang menyebabkan kurangnya produktiviti, kreativiti dan inovasi. Kegagalan untuk berkomunikasi dengan berkesan dengan pelanggan dan pelanggan bahkan boleh menyebabkan perniagaan yang hilang.
Jika pekerja tidak merasakan apa yang mereka katakan tentang perkara atau mempunyai kesan, mereka mungkin berhenti bercakap sama sekali dan tidak berkomunikasi apabila ada sesuatu yang salah atau apabila tarikh akhir akan terlepas. Ini mengakibatkan ketidakcekapan, kesilapan dan budaya syarikat yang menggalakkan pengasingan dan bukan kerja berpasukan.
Apabila orang tidak merasa seperti mereka mempunyai saluran terbuka untuk berkomunikasi, ramai yang menutup dan hanya melalui gerakan di tempat kerja mereka. Ini mungkin bukan perkara yang anda mahukan di syarikat anda, sebab itu penting untuk mengutamakan komunikasi yang baik di kalangan kakitangan anda dan secara luaran dengan pelanggan, pembekal dan pelanggan.
Bagaimana Mengatasi Hambatan Komunikasi
Cara terbaik untuk mengatasi halangan komunikasi adalah untuk menghalang mereka dari awal. Ini dilakukan dengan menetapkan dasar yang jelas untuk perniagaan anda yang menggalakkan komunikasi. Ia boleh semudah mengatur mesyuarat pagi yang pendek untuk menangani isu dan projek atau hierarki yang lebih rumit yang menentukan siapa yang akan dibincangkan apabila masalah berlaku. Dengan cara ini, semua orang tahu bahawa mereka mempunyai peluang untuk didengar.
Dasar komunikasi ini harus ditulis dan dikaji semula dengan semua pekerja baru, serta sentiasa dikaji dan dikemas kini untuk mencerminkan amalan teknologi dan syarikat semasa. Jika perlu, latihan dalam kemahiran komunikasi dan dasar komunikasi khusus anda boleh berguna, terutama bagi mereka yang bukan komunikator terbaik.
Walaupun orang tahu bahawa mereka mempunyai saluran untuk didengar, masih penting bagi pekerja untuk mengambil bahagian secara aktif dalam meningkatkan komunikasi di seluruh syarikat. Galakkan kakitangan anda untuk:
- Bercakap secara peribadi. Sekiranya boleh, perbualan sendiri. Dengan cara itu tidak ada kekeliruan mengenai nada atau makna. Sekiranya ada, ia boleh ditangani dengan segera, menghapuskan frustrasi dan miskomunikasi. Galakkan kakitangan untuk mengambil telefon dan bercakap jika mereka tidak dapat bertemu sendiri, terutamanya jika isu itu rumit. Hanya gunakan e-mel dan teks apabila ia merupakan jalan terakhir atau untuk pertanyaan yang cepat.
- Hadkan gangguan. Perbualan memerlukan kedua-dua bercakap dan mendengar. Pastikan anda benar-benar mendengar dengan mengehadkan gangguan, meletakkan telefon anda dan memberi tumpuan kepada apa yang orang lain katakan. Ini akan membantu mengatasi halangan komunikasi dan membuat orang lain merasa didengar dan dihargai. Kegelisahan harus dihadkan sama ada secara peribadi atau di telefon.
- Mempunyai dasar pintu terbuka. Galakkan dasar pintu terbuka supaya orang tahu mereka boleh bercakap dengan pengurus atau pasukan lain bila-bila masa yang mereka perlukan. Dasar ini harus diperluaskan kepada pihak berkepentingan dan pelanggan, yang sepatutnya merasa seperti mereka dapat menjangkau orang yang sesuai di syarikat anda bila-bila masa mereka mempunyai masalah atau keprihatinan.
- Buat peluang sosial. Orang lebih cenderung untuk melibatkan diri dengan orang yang mereka tahu. Mewujudkan peluang sosial dalam acara syarikat dan rangkaian anda untuk pelanggan luar boleh membantu orang mengenali antara satu sama lain dan membuka saluran komunikasi. Apabila orang telah bertemu dan mempunyai perbualan, mereka mungkin akan berasa lebih selesa bercakap di masa depan.
- Pastikan ia mudah. Satu lagi halangan biasa untuk komunikasi adalah cuba membuat kesan yang baik. Jadi diri sendiri. Ditch jargon atau kosa kata formal sebagai pertukaran untuk kisah peribadi dan bahasa ringkas dan ringkas. Jadilah ramah, hangat dan asli. Jika ia adalah hubungan profesional, pastikan sempadan anda masih tetap sensitif terhadap masalah yang dihadapi.
- Jadilah pengesahan. Adalah penting untuk mengakui pengalaman orang lain dan bertindak balas sewajarnya. Menonton bahasa tubuh dan emosi serta mendengar kata-kata yang ditukar. Hormati maklumat yang anda terima dan perasaan yang timbul. Tanya soalan, bersikap positif dan memberi maklum balas yang bermanfaat dan sokongan apabila anda boleh.
- Pertimbangkan budaya. Berhati-hati dengan ekspresi, gerak isyarat, dan kepercayaan agama dan politik yang berkaitan dengan budaya yang berbeza semasa anda bercakap supaya mesej anda tidak disalah anggap. Ia juga penting untuk memeriksa sebarang generalisasi dan stereotaip mengenai kumpulan kebudayaan sebelum melompat ke kesimpulan. Bagaimana orang berfikir, bertindak balas dan melihat dunia boleh berubah secara meluas kerana budaya.
- Mengutamakan. Fokus pada maklumat yang anda ingin sampaikan dan bukannya melakukan pembuangan maklumat. Terlalu banyak maklumat sekaligus boleh membawa kepada pendengar yang terharu, mengakibatkan tidak bertindak. Dengan menyampaikan hanya maklumat yang relevan, anda lebih jelas menyampaikan apa yang penting dan apa yang perlu dilakukan penerima.
- Betulkan bahasa badan anda. Komunikasi bukan hanya berasal dari kata-kata. Ia juga berasal dari badan anda. Bagaimana anda duduk dan bergerak ketika bercakap dengan seseorang sering mengatakan lebih banyak daripada perkataan yang boleh. Membuat hubungan mata dan menggunakan gerak isyarat nonverbal yang sesuai pergi jauh. Elakkan kelihatan terganggu, tertekan atau terganggu untuk menghalang seseorang daripada ingin bercakap dengan anda.
Dengan beberapa dasar, latihan dan amalan yang jelas, anda boleh menghalang halangan komunikasi daripada melambatkan perniagaan anda, yang akan meningkatkan kecekapan.
