Menulis dasar pembelian mungkin kelihatan seperti membuang masa, terutamanya dalam sebuah syarikat kecil. Tetapi mempunyai dasar rasmi yang difahami oleh semua pekerja akan membantu memastikan anda menghabiskan wang operasi dengan bijak. Apabila anda berkembang, dasar bertulis akan menjadi kritikal untuk kejayaan anda. Tulis dasar pembelian anda dengan orang-orang yang akan menggunakannya dalam fikiran. Jika mereka tidak dapat memahami dasar itu, atau jika prosesnya terlalu rumit atau tidak berat, pekerja akan menjadi kecewa dan kemungkinan besar akan melakukan kesalahan atau dengan sengaja mengabaikan dasar untuk mendapatkan pekerjaan.
Memutuskan siapa yang akan mempunyai kuasa untuk membuat pembelian atas nama syarikat. Menetapkan had ke atas kuasa beli dan menentukan siapa yang akan meluluskan pembelian melebihi had tersebut.
Tulis garis panduan untuk pemilihan vendor. Tentukan bagaimana proses bida akan berfungsi dan berapa banyak bida yang mesti diperoleh untuk setiap peluang. Terangkan semua kriteria yang mesti digunakan oleh pembeli untuk menilai bida. Kriteria mungkin termasuk harga, kualiti, insurans, panjang operasi vendor dan banyak lagi.
Nyatakan keadaan di mana pekerja boleh memasuki kontrak. Gariskan proses untuk kelulusan kontrak dan menetapkan kuasa untuk menandatangani kontrak. Tetapkan had kontrak maksimum. Menetapkan betapa kerap kontrak perkhidmatan tetap harus dinilai.
Tetapkan peraturan tentang menerima hadiah dan makanan dari vendor. Sesetengah syarikat membenarkan makanan tetapi bukan hadiah, manakala syarikat lain membenarkan hadiah sehingga nilai dolar tertentu. Sesetengah syarikat membenarkan hadiah kumpulan, tetapi bukan hadiah peribadi dan sesetengah vendor melarang memberi hadiah sepenuhnya.
Draf dasar konflik kepentingan. Sesetengah syarikat mengharamkan pekerja untuk membeli dari vendor yang mereka memiliki minat: yang lain meluaskan larangan kepada syarikat di mana seorang sahabat dekat atau ahli keluarga memiliki minat. Masih yang lain tidak menggunakan sekatan sedemikian.
Menetapkan garis panduan kerahsiaan. Menetapkan jenis maklumat yang dianggap rahsia dan menetapkan tempoh masa di mana pekerja yang memiliki maklumat ini dilarang daripada melepaskannya.
Terangkan sistem tempahan anda. Beri arahan mengenai menulis dan mengeluarkan pesanan pembelian. Jika sistem komputer anda membolehkan anda menetapkan tahap stok minimum dan pembelian amaran apabila tahap tersebut dicapai, terangkan bagaimana untuk melakukannya. Sekiranya barang gudang perniagaan anda menggunakan bar-coding atau sistem komputer lain, berikan arahan mengenai menukar produk sedia ada dan sediakan yang baru.
Dokumentasikan dasar bahawa pekerja lain, seperti penerima kakitangan, akan menggunakan untuk membuat ejen pembelian menyadari penghantaran hilang, rosak atau tidak tepat.
Petua
-
Anda mungkin ingin menelaah sebarang dokumen kontrak sebelum anda menandatanganinya.
Dasar cetakan pada kertas logo.
Amaran
Syarikat awam yang didagangkan biasanya mempunyai dasar konflik kepentingan yang ketat. Rujuk peguam jika anda menulis dasar pembelian untuk syarikat awam.
