Perniagaan menggunakan banyak dokumentasi untuk memastikan syarikat berjalan dengan lancar. Melakukannya secara amnya menghasilkan hasil yang lebih besar. Dua daripada dokumen yang paling asas digunakan ialah pesanan jualan dan invois. Walaupun terdapat beberapa kesamaan antara dokumen-dokumen (misalnya, kedua-duanya boleh menyenaraikan syarikat dan alamat pembeli), terdapat juga perbezaan utama.
Tindakan
Perintah jualan menunjukkan bahawa syarikat yang menyediakan barang atau perkhidmatan perlu mengambil tindakan (iaitu, untuk menyelesaikan pesanan itu). Biasanya ini melibatkan mencari produk, membungkusnya, dan sebagainya, atau menyediakan mesyuarat supaya perkhidmatan dapat diberikan. Invois menunjukkan bahawa pembeli barangan atau perkhidmatan perlu mengambil tindakan. Ini biasanya bermakna bahawa pembeli perlu mengimbangi syarikat secara monetari untuk produk atau perkhidmatan, yang boleh dilakukan dengan menghantar syarikat cek atau pesanan wang, memindahkan wang dari akaun bank, atau pergi ke laman web syarikat dan menggunakan borang dalam talian untuk membayar dengan kad kredit.
Pencetus
Pesanan jualan dipicu oleh perintah pembelian pengguna. Ini kerana syarikat tidak boleh menyenaraikan item atau perkhidmatan yang dikehendaki oleh individu sehingga individu tersebut membolehkan syarikat mengetahui apa yang diinginkan. Invois dicetuskan oleh penyempurnaan jualan atau perkhidmatan. Ini kerana syarikat tidak boleh mengenakan caj bagi individu untuk produk yang tidak pernah dihantar atau untuk perkhidmatan yang tidak pernah diberikan.
Penyenaraian
Pesanan jualan menyenaraikan produk atau perkhidmatan yang dikehendaki oleh pengguna. Ini boleh menjadi item / perkhidmatan tunggal atau ia boleh menjadi senarai luas pelbagai produk / perkhidmatan. Ini sering disenaraikan dengan nombor item / perkhidmatan dan penerangan ringkas. Invois menyenaraikan jumlah wang yang terhutang untuk produk atau perkhidmatan tersebut. Invois boleh mengulangi senarai produk dan perkhidmatan untuk menunjukkan dengan jelas bagaimana jumlah hutang diperolehi, tetapi matlamat utama adalah untuk menunjukkan bahawa wang itu perlu dibayar.
Tarikh
Perintah jualan menunjukkan tarikh permintaan pengguna untuk produk atau perkhidmatan diproses. Ini bermakna bahawa tarikh yang disenaraikan menunjukkan masa dahulu. Invois menunjukkan tarikh wang yang perlu untuk produk atau perkhidmatan tersebut. Ini bermakna tarikh yang disenaraikan menunjukkan masa yang akan datang.
Guna
Pesanan jualan digunakan untuk meluluskan, melacak, dan memproses pesanan. Sebagai contoh, sebaik sahaja pesanan jualan diterima oleh pembeli, jika terdapat sebarang kesilapan seperti item / perkhidmatan yang hilang, barangan / perkhidmatan yang tidak betul, dan lain-lain, maka pembeli boleh menghubungi syarikat untuk menyemak semula pesanan itu dan membetulkannya. Invois digunakan untuk menyampaikan bahawa pesanan itu selesai. Pada masa ini barangan / perkhidmatan telah dihantar atau diberikan, jadi individu tidak boleh membuat perubahan.
