Perniagaan membiayai projek-projek yang pengurusan atasan percaya penting untuk kejayaan mereka. Tetapi pembiayaan projek sahaja tidak memastikan bahawa apabila sesuatu projek berakhir, syarikat akan lebih baik daripada sebelumnya.
Terdapat banyak sebab syarikat boleh mendapat manfaat daripada projek. Seorang pengurus projek yang luar biasa boleh mengumpulkan pasukannya dalam arah yang betul. Atau, kerana latihan cemerlang dan pengalaman kerja yang ada, pasukan boleh mengamalkan semua amalan yang betul. Tetapi dalam kebanyakan kes, penggunaan alat pengurusan projek membantu.
Alat pengurusan projek seperti carta PERT dan struktur keruntuhan kerja dapat meningkatkan keupayaan tim dengan menyediakan bimbingan walaupun sebuah tim projek memiliki semua pengetahuan dan tahun praktik yang tepat.
Carta Gantt
Carta Gantt adalah carta bar mendatar yang menyenaraikan aktiviti projek, serta tarikh mula dan akhir bagi setiap aktiviti, yang dipaparkan dalam format kalendar. Carta Gantt tidak menggambarkan hubungan antara satu aktiviti dengan yang lain, tetapi setiap aktiviti yang dirujuk dalam carta Gantt bersamaan dengan suatu aktiviti dalam struktur pecahan kerja, yang memecah kerja projek menjadi fasa dan pakej kerja.
Carta Gantt juga termasuk lajur untuk mendokumenkan tempoh dan peratusan siap setiap tugas. Bilangan hari kerja aktiviti sedang dalam proses, jumlah hari yang diharapkan untuk menyelesaikan aktiviti dan hari yang tersisa juga didokumentasikan pada carta. Angka-angka ini menggambarkan kemajuan kerja yang dirancang berbanding yang sebenarnya.
Pert Chart
Satu teknik penilaian dan kajian semula program atau carta PERT digunakan untuk merancang masa dan sumber yang diperlukan untuk menyelesaikan projek dan mengawal tugas-tugas projek. Menggunakan carta PERT, atau gambarajah rangkaian, kepimpinan projek boleh menentukan dan menjadualkan mengikut urutan setiap tugas yang perlu diselesaikan ahli pasukan untuk mencapai objektif projek dan nyatakan waktu yang diperlukan untuk setiap.
Carta PERT menggambarkan hubungan antara tugasan dengan mengenal pasti tugas mana yang selari dengan yang lain dan mana yang mesti berlaku dalam urutan. Muncul projek - peristiwa yang menandakan hasil akhirnya satu siri aktiviti - juga dipetakan.
Di samping itu, satu carta PERT merangkumi tiga anggaran bagi setiap aktiviti projek: masa terpendek yang diperlukan untuk menyelesaikan sesuatu aktiviti, masa yang mungkin diperlukan untuk menyelesaikan suatu aktiviti dan masa yang paling lama diperlukan aktiviti.
Analisis Laluan Kritikal
Analisis jalur kritikal adalah alat yang digunakan untuk projek-projek yang memerlukan penyempurnaan aktiviti saling bergantung. Laluan kritikal mengandungi senarai aktiviti projek yang dinyatakan dalam struktur pecahan kerja, masa penyelesaian untuk setiap aktiviti dan pengenalan tugas saling bergantung dan titik akhir, termasuk tonggak dan item yang boleh disampaikan.
Masa penyelesaian bagi satu set aktiviti dalam laluan kritikal disimpulkan dan sama dengan jumlah masa yang mungkin diperlukan oleh projek. Aktiviti-aktiviti yang disusun mesti disiapkan tepat pada waktunya untuk projek itu siap pada masanya.
Matrik Tugasan Assignment
Matrik tugasan tanggungjawab atau alat RACI memberi perhatian kepada pihak berkepentingan projek kepada ahli pasukan yang ditugaskan tanggungjawab projek tertentu dan untuk apa yang bekerja individu dipertanggungjawabkan.
Oleh kerana nama alat itu bersamaan, matrik RACI menyatakan siapa yang bertanggungjawab untuk menyelesaikan tugas, atau yang akan melaksanakan tugas dan individu yang akan menyumbang kepada penyelesaian tugas itu. Matriks juga menentukan siapa yang bertanggungjawab untuk tugas dan yang mempunyai kuasa membuat keputusan berkenaan dengan tugas itu. Juga dinyatakan adalah nama-nama orang-orang yang mungkin berunding mengenai tugas dan orang-orang yang harus dimaklumkan tentang kemajuan yang dilakukan oleh pasukan dalam menyelesaikan tugas itu.
Struktur Pecahan Kerja
Struktur pecahan kerja (WBS) adalah model projek atau graf yang memecah kerja projek ke dalam tugas. WBS projek menggambarkan hubungan antara tugas dan antara tugas dan produk akhir projek.
WBS menggabungkan sub-projek dan menunjukkan tanggungjawab projek, sumber yang diperlukan dan keperluan masa untuk menyelesaikan setiap tugas.
