Sekiranya anda bekerja dalam perniagaan ke ruang perniagaan, kemungkinan anda akan dikehendaki untuk membuat cadangan perniagaan atau surat cadangan pada satu ketika. Ini adalah dokumen yang digunakan untuk menawarkan produk atau perkhidmatan organisasi anda kepada prospek berdasarkan parameter yang ditetapkan seperti skop, kos, garis masa dan belanjawan.
Apakah cadangan projek? Juga dikenali sebagai cadangan perniagaan atau surat cadangan, dokumen ini biasanya mempunyai format tertentu dengan syarat tertentu yang bervariasi berdasarkan industri anda. Walau bagaimanapun, matlamat utama surat cadangan sentiasa membuktikan kepada prospek bagaimana perniagaan anda dapat membantu menyelesaikan masalah yang mereka hadapi.
Apa itu Surat Cadangan?
Surat cadangan boleh diminta oleh perniagaan atau datang tanpa diminta. Permintaan itu semudah prospek yang meminta cadangan selepas panggilan jualan atau proses formal yang dipanggil RFP, atau permintaan untuk cadangan. Proses ini biasanya melibatkan pelbagai organisasi yang menghantar cadangan bersaing untuk memenangi prospek perniagaan. Berdasarkan industri dan jenis RFP, cadangan itu perlu untuk memenuhi keperluan khusus yang digariskan oleh prospek.
Apabila berurusan dengan cadangan yang tidak diminta atau permintaan tidak formal, tiada garis panduan rasmi yang perlu anda ikuti. Walau bagaimanapun, penting untuk membina dokumen yang menjawab soalan-soalan yang anda mungkin ada dalam prospek yang jelas dan ringkas. Walaupun tidak mungkin terdapat sebarang keperluan rasmi dalam kes ini, masih penting untuk mengikuti struktur logik dan meliputi aspek kritikal perniagaan anda dan bagaimana ia menyelesaikan masalah yang prospeknya berurusan.
Cadangan perniagaan atau surat cadangan hendaklah termasuk kriteria berikut, tanpa mengira industri dan proses:
- Surat pelindung
- Tajuk muka surat
- Isi kandungan
- Ringkasan eksekutif
- Gambaran keseluruhan masalah yang dihadapi prospek
- Matlamat atau matlamat cadangan itu
- Apa yang membuat organisasi anda layak untuk menangani masalah ini
- Skop, termasuk harga dan garis masa
- Panggilan untuk bertindak
- Maklumat perhubungan
Menjalankan Penyelidikan Sebelum Memulakan Cadangan Anda
Sebelum anda mula menaip, penting untuk mengumpulkan semua maklumat penting dalam satu tempat. Cuba cari siapa yang akan membaca cadangan itu dan sama ada dia pembuat keputusan. Tundukan cadangan anda kepada khalayak anda, memastikan anda memberikan semua maklumat yang akan mereka cari.
Ketahui jenis kesakitan apa yang sedang dihadapi oleh prospek. Menentukan bagaimana organisasi anda paling sesuai untuk menyelesaikan masalah mereka berbanding persaingan anda. Senaraikan unsur-unsur yang membezakan anda daripada perniagaan yang serupa yang prospek mungkin bercakap.
Pastikan sama ada prospek mempunyai anggaran atau garis masa dalam fikiran, dan pastikan sumber dalaman anda sejajar untuk memenuhi keperluan tersebut. Sebaik sahaja anda telah memilih tawaran anda yang paling banyak digunakan untuk prospek anda, anda perlu mengira perbelanjaan dalaman anda sebelum mengutip harga mereka.
Menyediakan Skop Projek
Menggariskan skop projek adalah komponen utama dalam format penulisan cadangan. Mempunyai maklumat penting ini yang ditulis memberikan anda permulaan untuk menulis cadangan anda. Luangkan masa untuk merangka butir-butir utama ruang lingkup. Elemen pertama ialah mencari siapa yang akan melakukan kerja di dalam organisasi anda, yang akan menguruskan proses dan siapa yang akan menjadi titik utama hubungan pelanggan anda.
Seterusnya, anda perlu menetapkan apa yang perlu dilakukan untuk membantu pelanggan menguruskan titik kesakitan mereka. Gariskan langkah-langkah organisasi anda akan mengambil dan proses yang anda akan gunakan untuk menyelesaikan isu prospek. Anda juga harus menyenaraikan metrik yang akan digunakan oleh organisasi anda untuk mengukur kejayaan hasilnya.
Akhirnya, jadilah jadual dengan terperinci seberapa mungkin, memberikan pencapaian yang akan dilanda syarikat anda untuk menyelesaikan projek dengan tarikh yang anda telah cadangan. Berikan dermawan dalam menganggar garis masa anda, menyumbang sebarang masalah yang tidak dapat diramalkan yang mungkin timbul. Ini adalah untuk memberikan prospek anda dengan realistik tentang apa yang anda boleh sampaikan kepada mereka.
Mulakan Dengan Pengenalan dan Ringkasan Eksekutif
Pengenalan surat cadangan anda harus memasukkan maklumat tentang syarikat dan merek anda, dengan latar belakang mengenai siapa anda dan apa yang anda lakukan. Sekiranya anda menulis surat cadangan seringkali, anda mungkin ingin mengembangkan teks boilerplate mengenai syarikat anda yang boleh digunakan semula setiap kali.
Ringkasan eksekutif harus memasukkan perkara-perkara penting dari cadangan anda. Walaupun anda tidak patut cuba merumuskan setiap aspek dokumen, sertakan maklumat mengenai mengapa syarikat anda betul untuk kerja dan bagaimana anda akan membantu menguruskan titik kesakitan prospek.
Membangunkan Badan Cadangan
Badan cadangan perlu memasukkan butiran masalah yang sedang dihadapi oleh prospek Anda. Untuk menunjukkan kefahaman anda tentang isu-isu mereka, pergi ke spesifik landskap mereka dan kesukaran yang mereka lihat setiap hari. Ini membantu untuk menunjukkan prospek anda bahawa anda berpengalaman dalam bidang yang penting kepada mereka.
Gariskan objektif untuk cadangan anda. Ini terutamanya untuk menunjukkan prospek yang anda maksudkan untuk membantu mereka dengan masalah perniagaan mereka melalui produk atau perkhidmatan yang anda tawarkan. Berikan butiran tentang apa yang membuat syarikat anda berbeza dari pesaing anda dan mengapa anda lebih sesuai untuk bekerja dengan prospek daripada mereka. Ini mungkin termasuk membincangkan organisasi lain yang telah anda kerjakan, menunjukkan contoh projek lalu dan memberikan butiran mengenai pengetahuan dan kepakaran anda.
Berikan Spesifikasi dan Andaian
Sertakan skop yang anda buat dengan harga dan jadual tertentu. Syarikat anda mungkin tidak mengetahui semua butir-butir untuk keperluan prospek, jadi anda mungkin perlu mengambil beberapa perkara, seperti anggaran dalaman dan batasan masa. Anda boleh memasukkan andaian-andaian dalam proposal dan bahkan menyediakan beberapa pilihan. Sebagai contoh, anda boleh memberikan anggaran untuk pemulihan empat minggu, pemulihan enam minggu dan pemulihan lapan minggu, dengan harga yang sepadan untuk setiap garis masa.
Tutup dengan Argumen yang Kuat
Kesimpulan anda untuk surat cadangan harus mengandungi ringkasan cepat dari maklumat yang Anda berikan kepada prospek. Terima kasih kerana meluangkan masa untuk mempertimbangkan cadangan yang telah anda sampaikan, dan beri mereka maklumat tentang apa yang harus dilakukan seterusnya. Adalah penting untuk memasukkan panggilan untuk bertindak dalam cadangan perniagaan anda. Ini termasuk memanggil anda untuk membincangkan cadangan lanjut atau membuat mesyuarat untuk menandatangani perjanjian. Akhirnya, masukkan maklumat mengenai cara mereka boleh menghubungi anda, dengan beberapa pilihan seperti email, telefon dan laman web.
Ikuti Amalan Terbaik
Untuk membuat surat cadangan anda lebih berkesan, hantar beberapa dokumentasi sokongan. Ini mungkin termasuk kajian kes klien lepas anda, testimoni dari pelanggan gembira dan spreadsheet dengan statistik yang menunjukkan kadar kejayaan anda.
Pastikan anda menulis cadangan anda pada kepala syarikat dan dapatkannya direka oleh pereka grafik jika anda mempunyai sumber yang tersedia untuk anda. Memperhatikan elemen visual dapat membantu syarikat anda menonjol dari cadangan kompetitif prospek yang mungkin diterima.
Jangan Lupa Mengikuti
Walaupun tidak secara langsung sebahagian daripada dokumen surat cadangan, salah satu unsur utama menghantar cadangan adalah untuk menindaklanjuti prospek. Panggil atau e-mel prospek anda selepas beberapa hari menghantar surat cadangan untuk mengetahui sama ada mereka mempunyai sebarang pertanyaan atau maklum balas mengenai dokumen itu. Tawaran untuk menjelaskan sebarang elemen yang mungkin memerlukan maklumat lanjut. Dengan mengikuti, anda membantu untuk memupuk hubungan yang kuat dengan prospek.
