Majikan lazimnya merangkumi stub cek atau penyataan yang bersamaan dengan gaji setiap pekerja, sama ada ia datang dalam bentuk dokumen kertas atau yang dalam talian untuk gaji yang dikeluarkan melalui deposit langsung. Semak stubs adalah dokumen yang diperlukan untuk memenuhi keperluan penyimpanan rekod kerajaan. Walaupun mengekalkan stub semakan tidak wajib, ia masih berhemat untuk melakukannya.
Keperluan FLSA
Kerajaan persekutuan tidak mempunyai peraturan yang menghendaki majikan mengeluarkan atau mengekalkan stail gaji. Keperluan Akta Piawaian Buruh yang Adil menyediakan garis panduan untuk dokumentasi gaji. Secara umum, maklumat gaji harus disimpan untuk tiga tahun. Sekiranya cek stubs digunakan untuk merakam beberapa data ini, mereka perlu dikekalkan selama tiga tahun. Rekod gaji hendaklah termasuk:
- Nama pekerja, alamat dan nombor Keselamatan Sosial.
- Jantina dan pekerjaan pekerja.
- Tarikh kelahiran pekerja di bawah umur 19 tahun.
- Tarikh dan masa setiap minggu kerja bermula dan berakhir. Tarikh bermula tempoh gaji diperlukan jika berbeza daripada minggu kerja.
- Tarikh pekerja dibayar
- Jam harian dan mingguan bekerja.
- Kadar gaji pekerja.
- Upah tetap, bayaran lebih masa dan apa-apa penambahan atau pemotongan gaji pekerja.
Majikan mesti menyimpan kad masa atau rekod masa yang sama bekerja selama dua tahun.
Keperluan Rekod Gaji Kerajaan Tambahan
Suruhanjaya Peluang Pekerjaan yang Sama mengatakan majikan mesti menyimpan semua rekod pekerjaan, termasuk rekod cek dan rekod gaji, sekurang-kurangnya satu tahun. Sekiranya pekerja memfailkan aduan dengan EEOC, rekod perlu dikekalkan sehingga satu tahun selepas pelupusan akhir perkara itu oleh EEOC atau satu tahun selepas sebarang tuntutan tuntutan diselesaikan.
Negara-negara boleh mengenakan keperluan penyimpanan rekod tambahan. Contohnya, Suruhanjaya Tenaga Kerja Texas mengatakan majikan mesti menyediakan pekerja dengan stub cek atau dokumen bersamaan yang menyenaraikan semua data yang digunakan untuk menyediakan gaji. Rekod gaji perlu disimpan empat tahun untuk mematuhi peraturan penyimpanan rekod pampasan pengangguran Texas.
Garis Panduan Rekod Majikan
Sebuah perniagaan atau organisasi menghasilkan cek dan periksa kerangka untuk pelbagai alasan. Perkhidmatan Hasil Dalam Negeri mengesyorkan agar menyemak stubs dan rekod bank yang berfungsi sebagai dokumen sokongan untuk tujuan cukai dikekalkan untuk tempoh batasan. Misalnya, tempoh batasan untuk pulangan cukai adalah enam tahun. Nolo.com mencadangkan bahawa perniagaan terus menyemak stubs dan rekod kewangan selama sekurang-kurangnya tujuh tahun.
