Surat kontingensi termasuk pelan dan prosedur jabatan perniagaan akan mengikut jika sesuatu berlaku yang mungkin menjejaskan operasi syarikat sama ada secara positif atau negatif. Surat itu akan menjelaskan bagaimana untuk bertindak balas terhadap kebakaran atau kehilangan data - atau kepada nasib baik yang tidak dijangka, seperti pesanan besar. Walaupun pelan kontingensi komprehensif bagi keseluruhan perniagaan boleh merangkumi pelbagai jabatan, surat kontingensi memberi tumpuan kepada masalah yang mungkin ditemui oleh jabatan individu dan menggariskan pelan untuk mengatasi masalah tersebut.
Proses dan Tugas
Setiap penyelia jabatan hendaklah menyediakan surat kontingensi yang memperincikan proses perniagaan yang dikendalikannya dan tugas yang ditugaskannya. Surat ini sepatutnya merangkumi segala jabatan yang dilakukan, setiap orang yang berkomunikasi, apa yang dapat disampaikannya dan bila ia menyampaikannya. Contohnya, surat kontingensi untuk jabatan perakaunan mesti menunjukkan bagaimana jabatan perakaunan berkomunikasi dengan jabatan jualan untuk merekodkan akaun yang belum terima dan kaedah komunikasinya dengan jabatan pembelian untuk mengesan akaun yang kena dibayar, serta bagaimana jabatan itu menyampaikan penyata pendapatan bulanan dan suku tahunan pulangan cukai.
Mata Kegagalan
Surat kontingensi hendaklah termasuk titik kegagalan dalam setiap proses. Ini adalah peristiwa yang boleh mengganggu proses atau tugas selesai. Titik kegagalan boleh berkisar dari bencana alam kepada kehilangan data bencana ke salah faham antara rakan sekerja. Surat kontinjensi yang menggariskan titik kegagalan jabatan perakaunan boleh termasuk peninggalan invois jualan bernilai seminggu atau kemalangan cakera keras yang menghapuskan penyata kewangan penting.
Kebarangkalian dan Kesan
Bahagian seterusnya surat kontingensi merujuk kebarangkalian bahawa titik kegagalan boleh berlaku dan kesan bahawa titik kegagalan tersebut akan berlaku pada operasi. Surat itu boleh menunjukkan bagaimana beberapa titik kegagalan mempunyai kebarangkalian yang tinggi tetapi mewakili ancaman yang minimum, sementara titik kegagalan lain mungkin sangat tidak mungkin tetapi menyampaikan kesan-kesan buruk. Surat kontinjensi untuk sistem penyimpanan rekod automatik jabatan perakaunan mungkin menunjukkan kebarangkalian yang rendah kegagalan untuk menyimpan rekod syarikat sehingga kini, tetapi surat itu juga boleh menunjukkan bagaimana kegagalan dalam sistem ini dapat memberi kesan yang serius terhadap operasi jabatan.
Pelan Tindakan Luar Bandar
Surat kontingensi akan mengandungi pelan tindakan yang menggariskan langkah-langkah yang akan diambil oleh jabatan jika titik kegagalan berlaku sehingga jabatan dapat bekerja di sekitar titik kegagalan sambil melakukan tugas yang diperlukan. Walaupun tindakan yang digariskan dalam surat kontingensi mungkin bukan kaedah yang paling berkesan atau mudah untuk menyelesaikan tugas, mereka mendapat kerja yang dilakukan. Pelan tindakan dalam surat kontingensi jabatan perakaunan boleh termasuk langkah-langkah untuk menggunakan buku lejar kertas dan kalkulator sekiranya kehilangan data dari cakera keras yang terhempas.
