Agar komunikasi menjadi berkesan, ia harus mengandungi tujuh elemen utama. Komunikasi diproses secara lisan atau secara bertulis oleh penonton. Para penonton boleh terdiri daripada satu orang atau seribu. Apabila anda ingin secara efektif menyampaikan mesej kepada seseorang atau kepada sekumpulan orang, sama ada ia bercakap atau ditulis, termasuk elemen-elemen ini dalam mesej anda.
Struktur
Proses komunikasi harus mengandungi struktur yang baik. Elemen komunikasi ini terdiri daripada pembukaan, badan dan penutup untuk ucapan dan surat. Pembukaan memberitahu penceramah mengenai subjek itu, badan itu menjelaskannya dan penutupannya semuanya bersama-sama.
Kejelasan
Unsur kedua dalam proses komunikasi adalah kejelasan. Mesej yang diberikan oleh pembesar suara mestilah jelas yang membolehkan penonton memahami topik dan tujuannya.
Ketekalan
Konsistensi juga merupakan unsur penting dalam komunikasi. Seseorang yang menyampaikan mesej mesti memastikan bahawa ia tidak mengandungi ketidakkonsistenan yang akan menyebabkan kekeliruan kepada pendengar.
Sederhana
Sedang merujuk kepada cara mesej disampaikan. Mesej disampaikan banyak cara termasuk melalui surat, panggilan telefon, memo, ucapan, mel suara dan melalui siaran televisyen. Memilih media yang sesuai untuk komunikasi adalah penting dan harus dipilih mengikut anggaran dan tujuan. Apabila memilih medium, tentukan cara terbaik, dan paling kos yang berkesan, untuk mendapatkan mesej anda.
Relevan
Satu lagi aspek penting komunikasi adalah perkaitan. Tentukan sama ada mesej yang anda berikan adalah berkaitan dengan penonton yang menerimanya. Sekiranya mesej itu mengenai statistik kewangan, pastikan penonton akan memahami nisbah dan data yang anda persembahkan.
Kebesaran dan Ketenangan
Penonton tidak selalu memahami keseluruhan mesej, tetapi mungkin ingat butiran hanya dari awal dan berakhirnya ucapan atau perbualan. Konsep ini dipanggil "keutamaan dan keseronokan." Apabila menyampaikan mesej, pastikan elemen ini diingat. Tawarkan butiran paling penting yang anda ingin penonton dapat memahami pada awal dan akhir mesej.
Peraturan Psikologi Tujuh Plus atau Minus Dua
Menurut Lee Hopkins, penulis komunikasi perniagaan, pakar psikologi percaya bahawa manusia mengekalkan maklumat dalam otak mereka dalam kelompok. Oleh sebab itu, peraturan ini dicipta dan menyatakan bahawa pada bila-bila masa orang hanya dapat mengingat antara lima dan sembilan maklumat pada satu masa. Ini dikira dengan bermula dengan tujuh dan menambah atau menolak dua.
