Apabila mencari calon yang sesuai untuk kedudukan terbuka di syarikat anda, penting untuk mendokumenkan kemahiran, sifat dan kelayakan yang diperlukan untuk mencapai kedudukan yang baik dengan menganalisis pekerjaan. Satu cara yang biasa untuk mendokumenkan penemuan analisis kerja adalah dengan menulis laporan rasmi. Laporan tersebut akan merangkumi butiran mengenai pekerjaan, termasuk kemahiran yang diperlukan, tugas yang terlibat dan kelayakan yang diperlukan untuk menyelesaikan tugas dengan jayanya.
Perhatikan pekerja di syarikat anda yang bekerja dalam kedudukan yang sama atau sama dengan yang anda ingin isi. Catat tugas-tugas yang paling biasa yang dilengkapkannya sehari-hari, berapa banyak dia berinteraksi dengan pekerja atau pelanggan lain dan sebarang peralatan atau program komputer yang diperlukan untuk pekerjaan itu.
Hubungi majikan dan pemilik perniagaan syarikat lain yang mempunyai pekerja yang bekerja di jawatan yang sama. Tanya soalan mengenai kemahiran yang diperlukan, tugas yang terlibat dan apa yang mereka rasakan kelayakan adalah calon yang ideal.
Mulakan laporan dengan gambaran keseluruhan kedudukan. Ini harus merangkumi tajuk, jabatan, penyelia langsung dan tanggungjawab utama kedudukan. Anda juga harus memasukkan objektif kedudukan, atau alasan mengapa posisi diperlukan di tempat pertama.
Senaraikan tugas-tugas khusus yang terlibat dalam kedudukan, peralatan yang diperlukan, dan pengetahuan komputer atau teknikal yang diperlukan.
Termasuk maklumat mengenai latihan yang diperlukan untuk kedudukan tersebut. Sebagai contoh, jika kerja memerlukan pengetahuan luar biasa mengenai program Microsoft Office, anda perlu memutuskan sama ada anda bersedia melatih pekerja baru atau jika anda lebih suka dia sudah mempunyai pengetahuan ini. Maklumat itu kemudiannya boleh disenaraikan sebagai keperluan atau sebagai sebahagian daripada program latihan untuk kedudukan tersebut.
Tambah maklumat terperinci mengenai bagaimana pekerja baru berkaitan dengan pekerja dan pelanggan lain. Ini harus merangkumi berapa banyak pekerja dan pelanggan yang bergantung kepada pekerja baru, serta bagaimana pekerja baru akan berinteraksi dengan orang lain dalam syarikat dan pelanggan.
Senaraikan sebarang keperluan peribadi yang anda rasa perlu untuk berjaya dalam kedudukan. Sebagai contoh, seorang wakil khidmat pelanggan kemungkinan besar perlu bersikap mesra dan mesra, sementara itu lebih penting bagi editor untuk teratur dengan baik dan dapat mengendalikan banyak projek sekaligus.
