Adalah penting untuk menulis laporan data yang secara efektif akan menyampaikan perkara perkara kepada eksekutif sibuk yang hanya mempunyai beberapa minit untuk melepasi laporan anda. Salah satu perkara utama untuk disertakan adalah representasi visual data terpenting, seperti carta dan graf. Anda juga harus memastikan bahasa itu ringkas dan bebas dari jargon.
Gambaran Keseluruhan Menulis Laporan Analisis Baik
Langkah pertama adalah untuk menggariskan laporan mengikut apa jua garis panduan yang perlu anda ikuti. Setiap syarikat biasanya mempunyai format sendiri untuk menulis laporan, dan anda pasti mematuhi format anda. Garis besar ini pada dasarnya akan memberi anda pelan tindakan untuk diikuti ketika anda menulis laporan itu dan semoga membantu anda menangani sebarang blok penulis yang mungkin timbul di kemudian hari. Anda harus membuat laporan anda untuk menerangkan dan menganalisis semua data dan kesimpulan yang dicapai dalam format yang mudah dibaca. Jika laporan anda panjang, anda mungkin perlu memasukkan satu jadual kandungan.
Pertimbangkan Aspek Visual
Data, dengan sendirinya, boleh menjadi abstrak dan sukar untuk dimasukkan ke dalam konteks. Oleh itu, anda haruslah bermurah hati dalam penggunaan carta, grafik dan jadual untuk menggambarkan hasil analisis anda. Jika perlu, anda boleh memasukkan rujukan dalam teks untuk menjelaskan grafik penting. Pembaca anda harus tahu apa yang paling penting tentang setiap grafik, dan jadi anda harus menyerlahkannya, bukan hanya menerangkan apa yang sudah dapat dilihat. Juga, pastikan rujukan teks anda hampir dengan grafik yang mereka rujuk, jadi pembaca anda boleh membuat sambungan antara kedua-dua.
Buat Draf Kasar
Sebaik sahaja anda selesai dengan garis besar, buat draf kasar yang mengandungi maklumat yang paling penting, berstruktur mengikut garis besarnya. Butiran teknikal tidak penting sekarang; mereka boleh ditambah kemudian. Idea ini adalah untuk memasukkan maklumat yang paling penting terlebih dahulu supaya pembaca dapat dapat dengan mudah apabila mereka menerima laporan anda. Ingat bahawa ramai pembaca anda sibuk. Juga, ingat berhati-hati dengan penggunaan jargon anda, mengelakkannya sekiranya mungkin.
Ringkasan Eksekutif dan Abstrak
Walaupun mereka muncul di awal laporan anda, ringkasan eksekutif dan abstrak adalah aspek terakhir yang akan anda tulis. Kedua-dua bahagian mewakili ringkasan laporan tersebut, yang menunjukkan kesimpulan penting laporan tersebut. Itulah sebabnya anda menulisnya terakhir.
Ringkasan eksekutif memegang kepentingan sendiri dalam laporan analisis data. Sebab ia dipanggil ringkasan eksekutif adalah ringkasan eksekutif syarikat itu. Ini adalah orang-orang yang sibuk yang tidak mempunyai masa untuk membaca keseluruhan laporan itu, dan meneruskan semua butiran yang lebih halus. Oleh itu, anda harus mencuba, seberapa banyak yang mungkin, untuk menangkap mata-mata penting laporan dalam ringkasan eksekutif, seperti objektif, titik data utama dan kesimpulan. Sentiasa ringkas dan hanya masukkan mata yang paling penting. Sekiranya para eksekutif boleh memahami apa laporan itu dengan segera, hanya dengan membaca ringkasan eksekutif, maka anda telah melakukan tugas anda.
Buat Semakan
Semak semula analisis data anda seberapa banyak yang anda perlukan, pastikan untuk mengatur maklumat secara logik. Elakkan perenggan yang besar dan membosankan dan gunakan ruang putih untuk membuat laporan itu secara estetik menarik. Maklumat yang ditampal sekarang sebagai carta. Dan, akhirnya, elakkan penggunaan suara pasif sepanjang.
