Kami menggunakan surat perniagaan hampir setiap hari dalam transaksi kami.Walau bagaimanapun, adakah anda pernah mengambil sedikit masa untuk berfikir tentang definisi surat perniagaan? Bentuk komunikasi di mana-mana ini mempunyai banyak ciri yang kita gunakan setiap hari, tetapi kita tidak sering berfikir mengenai konvensyen spesifik mereka.
Petua
-
Surat perniagaan adalah formal dan digunakan dalam surat-menyurat perniagaan.
Definisi Surat Perniagaan
Surat perniagaan adalah salah satu daripada banyak jenis surat di luar sana. Ini hanyalah satu jenis surat rasmi khusus yang digunakan oleh penghantar dan penerima untuk saling berhubungan antara transaksi perniagaan yang mungkin tidak dapat dijalankan secara lisan secara efektif. Surat perniagaan boleh digunakan untuk komunikasi antara perniagaan, antara perniagaan dan pelanggan dan antara pelanggan dan perniagaan. Terdapat beberapa elemen penting yang membentuk format surat perniagaan biasa. Apabila dikenalpasti dalam satu surat, ini adalah yang memenuhi syarat sebagai surat perniagaan.
Tarikh dan Alamat Pengirim
Setiap surat perniagaan mempunyai kualiti yang unik bahawa baris pertama huruf itu adalah tarikh. Ini menandakan tarikh surat itu ditulis atau apabila surat itu selesai. Ia tidak semestinya menjadi tarikh apabila penerima menerima surat itu. Hanya di bawah tarikh surat tersebut, anda harus memasukkan alamat penghantar. Anda tidak boleh memasukkan nama penghantar di bahagian ini. Akan ada tempat untuk itu nanti. Kadang-kadang, apabila anda mencetak surat itu di surat rasmi untuk perniagaan anda, maka alamat anda sudah termasuk dalam surat. Dalam hal ini, anda tidak boleh memasukkan alamat penghantar di bawah tarikh. Itu akan berlebihan.
Alamat Penerima
Seterusnya datang alamat penerima. Sekiranya anda tahu nama penerima, anda harus memasukkan nama orang itu dalam alamatnya. Anda juga harus memasukkan tajuk yang sesuai untuk orang itu, seperti Cik, Puan, Encik, Dr dan sebagainya. Semasa anda menulis alamat penerima, anda harus memasukkan negara mereka. Ini amat penting untuk surat perniagaan antarabangsa. Jangan lupa untuk memanfaatkan seluruh nama negara dan bukan hanya huruf pertama. Sekiranya anda tidak mengetahui nama penerima, maka anda boleh merujuk kepada orang itu oleh jawatannya dalam syarikat di mana dia bekerja, seperti "Pengurus Besar," "Pengarah" dan sebagainya. Ia sentiasa menjadi pertaruhan yang lebih selamat daripada membuat andaian tentang namanya atau gelaran apabila anda tidak mengenalnya dengan baik.
Salam Surat
Selepas alamat penerima datang salam perut. Sudah tentu, anda harus menjaga salam anda selaras dengan nama yang anda gunakan untuk penerima dalam alamat penerima. Terdapat sedikit konflik mengenai jenis penghormatan yang digunakan apabila anda mengetahui nama orang itu. Adakah anda merujuk kepada orang itu sebagai "Sir" atau "Madam," atau adakah anda merujuk kepada orang itu dengan nama? Adalah lebih baik untuk merawat keadaan bagaimana anda merawatnya dalam kehidupan sebenar. Anda tidak mungkin berada di atas nama pertama dengan sesiapa sahaja yang anda tidak tahu secara peribadi. Oleh itu, jika anda secara peribadi mengenali penerima dan anda biasanya merujuk kepadanya dengan nama pertamanya, maka itu adalah OK untuk menggunakan nama pertamanya. Jika tidak, lebih baik merujuknya sebagai "Madam." Selain itu, jika anda tidak mengetahui jenis kelamin seseorang, anda harus menggunakan "siapa yang menjadi perhatiannya" sebagai salam.
Badan dan Penutup Surat
Tubuh harus ditulis secara formal. Garis-garis anda sepatutnya menjadi jarak tunggal kecuali apabila anda memasukkan ruang ganda antara perenggan. Perenggan terakhir mestilah ringkasan ringkas mengenai apa yang dinyatakan dalam surat tersebut.
Untuk menutup huruf tersebut, anda harus menggunakan frasa seperti "best regards" atau "terima kasih" dengan koma selepas. Harus ada empat baris selepas penutupan, selepas itu anda akan menulis nama pengirimnya. Ruang itu adalah tempat anda meletakkan tanda tangan anda setelah anda mencetak surat itu.
