Pengurusan acara melibatkan penggunaan amalan pengurusan projek untuk merekabentuk, merancang dan menyelaraskan majlis-majlis khas seperti pihak, pengumpul dana, aktiviti sukan dan urusan lain. Bergantung kepada saiz acara, sistem maklumat (perisian komputer biasanya terdiri daripada repositori data dan antara muka pengguna untuk memanipulasi data) digunakan untuk mengesan kakitangan dan sumber.
Sejarah
Industri pengurusan acara telah berkembang pesat dalam 50 tahun yang lalu kerana acara tidak lagi diadakan secara eksklusif di bandar-bandar besar. Sejak tahun 1949, Majlis Perhubungan Konvensyen telah menyediakan alat dan program untuk profesional industri. Inisiatif Pertukaran Diterima Its telah berusaha untuk membangunkan standard yang berkaitan sejak tahun 1997. Khususnya, Majlis Penasihat Teknologi bertujuan untuk membangunkan bentuk dan protokol standard untuk sistem maklumat pengurusan acara. Dengan memastikan keserasian antara sistem, piawaian ini menggalakkan kecekapan. Sekali profesion yang tidak terkawal, pengurusan acara kini menjadi bidang pengajian di universiti, yang menawarkan program sijil dan diploma. Program-program ini menyediakan arahan khusus mengenai tugas sistem maklumat pengurusan acara yang sering digunakan yang mengautomasikan banyak fungsi perancangan dan logistik.
Fungsi
Sistem maklumat pengurusan acara direka untuk memudahkan kakitangan pengesanan dan sumber yang diperlukan untuk menjalankan acara. Lazimnya, tujuan utamanya ialah menyediakan penjadualan dan sokongan pendaftaran. Di samping itu, fungsi lain membolehkan keperluan kakitangan yang sesuai dengan ketersediaan kakitangan semasa. Sistem ini juga menjejaki kos dan perbelanjaan. Selepas kejadian, sistem ini menghasilkan laporan untuk kakitangan pentadbiran. Sistem maklumat pengurusan acara membolehkan perancang untuk menggunakan proses dan teknologi untuk menyelaraskan aktiviti-aktiviti yang menghasilkan peristiwa yang baik.
ciri-ciri
Menggunakan perisian dan perkakasan khusus untuk memanipulasi maklumat dan data menggunakan prosedur tertentu, sistem maklumat pengurusan acara menyediakan pengurus acara dengan maklumat yang mereka perlukan untuk mengekalkan kelebihan perniagaan yang kompetitif. Sistem maklumat pengurusan acara menyokong aktiviti hiburan, peribadi atau korporat. Sistem berskala membolehkan anda merancang, memasarkan dan menjual acara anda. Dengan kata lain, tidak kira betapa besar atau kecil persidangan, pesta atau pameran perdagangan anda, dengan menggunakan sistem maklumat pengurusan acara akan membantu anda merancang dan menjalankannya.
Faedah
Mengotomatisasi proses pendaftaran menggunakan sistem maklumat pengurusan acara mengurangkan kesilapan, menjimatkan masa dan wang juga. Menguruskan derma dalam talian meningkatkan kemungkinan sumbangan. Mekanisme untuk menghasilkan surat berita dan komunikasi dalam talian lain memberikan cara yang hilang (dan mesra alam) untuk mencapai khalayak yang luas, meningkatkan penyertaan. Pada umumnya, sistem maklumat pengurusan acara membolehkan anda menyelaraskan komunikasi dan mengurangkan kos operasi anda.
Pertimbangan
Gunakan pangkalan data anda untuk menilai penonton anda secara tepat untuk setiap acara. Tentukan strategi pemasaran yang sesuai berdasarkan hasil dari peristiwa masa lalu anda. Mengendalikan analisis data logistik untuk menentukan kawasan yang memerlukan peningkatan operasi.
