Begitu banyak syarikat bergantung pada resepsionis untuk menetapkan nada untuk mereka, tetapi mereka menghabiskan masa paling sedikit mengisi masa pekerjaan itu, malah memberi tumpuan kepada kakitangan "profesional".
Jenis orang tertentu dimaksudkan untuk bertemu dan menyambut pelanggan dan menjawab telefon. Pekerja yang tidak pernah mengatakan sesuatu yang tidak baik tentang seseorang, mesra dan bersemangat dan suka menyenangkan orang adalah yang paling sesuai untuk kedudukan ini.
Resepsionis yang baik akan menjawab telefon dengan bakat yang unik, menekankan perkataan tertentu. Telefon harus dijawab dengan senyuman di muka dan minat yang tulen dalam apa yang dikatakan oleh orang di ujung yang lain. Selalunya, pejabat bergantung kepada sistem suara-mel. Itulah cara yang pasti untuk kehilangan suara yang bahagia, ramah dan hidup di hujung talian.
Anda memerlukan resepsi yang akan berpakaian untuk menarik pelanggan anda dan bangga di kawasan pejabatnya.
Adalah penting bagi penyambut tetamu yang baik untuk menjadi penampan kepada pekerja. Sekiranya ada kakitangan yang sibuk, penyambut tetamu perlu tahu. Resepsionis yang dimaklumkan boleh membantu pekerja mengelakkan penyingkiran minit terakhir yang tidak perlu, tanpa menafikan pelantikan yang sah.
Adalah sesuai untuk resepsi untuk membuat perbincangan dengan pelanggan, selagi tidak kontroversi. Anda tidak mahu pelanggan anda menganggap falsafah penyambut tetamu itu mencerminkan syarikat itu secara keseluruhan. Soalan umum dan topik perbincangan kecil adalah baik-baik saja.
Resepsionis harus menjadi lanjutan dari tim pemasaran anda. Menjejaki tarikh-tarikh penting, memberikan maklumat yang anda mahu pelanggan anda tahu, tetapi memberikannya dengan cara yang membuat pelanggan anda berasa istimewa adalah hadiah, dan penyambut tetamu yang baik akan memilikinya.
Resepsionis perlu memastikan risalah syarikat berada di meja kopi dan menyimpan periuk kopi penuh dan segar, mangkuk gula-gula dimuatkan, dan pelanggan bergerak melalui kawasan penerimaan dengan lancar.
Sekiranya anda belum menubuhkan kalendar komunal supaya penyambut tetamu mempunyai akses untuk melihat pelantikan berjadual, ia adalah idea yang baik untuk membuatnya berlaku. Anda boleh melakukannya dengan mudah jika anda di rangkaian; hanya membenarkan penyambut tetamu di rangkaian anda. Jika sistem e-mel anda tidak membenarkannya, anda boleh menyediakan kalendar di Internet dan meminta semua orang untuk melantik janji temu yang perlu diketahui oleh penyambut tetamu di laman web ini.
