Mendokumenkan minit mesyuarat dengan betul memerlukan banyak organisasi dan perhatian terhadap perincian. Kerana mesyuarat minit sering menjadi dokumen undang-undang, adalah penting untuk meringkaskan perbincangan dengan tepat. Buat salinan sandaran dan simpannya di lokasi yang selamat, dan edarkan salinan tambahan kepada pihak yang berkaitan. Dengan amalan, ia menjadi lebih mudah untuk mendokumenkan minit mesyuarat tepat dan ringkas.
Perkara yang anda perlukan
-
Komputer riba
-
Perisian pemproses kata
-
Agenda mesyuarat
-
Salinan Peraturan Perintah Robert
Mendekat minit mesyuarat
Tiba lebih awal, untuk mendapatkan komputer riba anda dan bersedia untuk pergi. Perhatikan tarikh, masa, lokasi dan senarai peserta. Rekodkan banyak perbincangan mesyuarat yang mungkin untuk kelajuan menaip anda. Jangan bimbang tentang kesalahan ejaan atau tatabahasa. Jika anda terlepas satu langkah penting, seperti lulus gerak atau item tindakan, tidak mengapa untuk bertanya kepada peserta mesyuarat untuk menjelaskan kata-kata. Simpan dokumen kadangkala untuk mengelakkan kehilangan data.
Edit minit mesyuarat anda secepat mungkin selepas mesyuarat, apabila memori perbincangan anda masih segar. Betulkan kesilapan ejaan atau tatabahasa dan pastikan pemformatan adalah konsisten sepanjang dokumen. Masukkan draf "draf" untuk memberitahu pembaca bahawa minit belum diluluskan dan dibuat rasmi. Simpan fail menggunakan nama fail yang mudah untuk mengenal pasti dan membezakan kemudian, seperti "StrataCouncilMinutesDecember5".
Hantar minit ke kerusi mesyuarat atau orang lain yang ditetapkan untuk menyemak perbincangan. Edit minit lagi, berdasarkan maklum balas yang anda terima. Semasa mengedit, berhati-hati untuk mengekalkan integriti minit. Jangan menambah perbincangan yang tidak berlaku, atau batalkan sebarang perbincangan yang berlaku. Simpan fail sekali lagi.
Simpan tanda "Draf" dalam dokumen sehingga minit mendapat kelulusan rasmi. Ini biasanya berlaku pada mesyuarat berikutnya jawatankuasa yang sama.
Setelah jawatankuasa meluluskan minit, keluarkan tanda air "Draf" dan simpan fail lagi. Mengedarkan minit yang diluluskan kepada ahli jawatankuasa sekiranya perlu.
Petua
-
Mempunyai salinan Peraturan Perintah Robert (atau apa jua panduan yang digunakan oleh jawatankuasa anda) untuk digunakan sebagai rujukan semasa mesyuarat. Ini boleh membantu anda merakam prosiding mesyuarat dengan betul.
Sesetengah orang masih memilih untuk mendokumentasikan minit mesyuarat dengan menggunakan stenmark terlebih dahulu, kemudian taipkan nota kemudian. Kaedah ini boleh berfungsi sekaligus mengambil minit menggunakan komputer riba. Ia bergantung pada keutamaan peribadi anda.
Untuk mesyuarat yang sangat penting, pertimbangkan untuk menggunakan rakaman rakaman untuk membuat rakaman audio prosiding.
