Mesyuarat minit adalah rekod mengenai semua maklumat penting yang dibincangkan dan keputusan yang dibuat semasa mesyuarat perniagaan. Biasanya, pengawas minit yang ditetapkan merekodkan mesyuarat di atas kertas atau komputer riba. Mesyuarat minit memastikan bahawa tiada apa yang penting dalam mesyuarat dilupakan, dan mengelakkan sebarang perselisihan di masa depan mengenai apa yang dikatakan peserta. Mesyuarat minit juga berguna untuk orang yang tidak dapat menghadiri mesyuarat. Pastikan anda merekodkan semuanya dengan betul dengan mengikuti beberapa panduan minit mesyuarat.
Kumpulkan maklumat dari tuan rumah, seperti nama semua atendan, tujuan mesyuarat dan agenda mesyuarat, sebelum mesyuarat bermula. Ini membantu anda mengikuti perbincangan. Anda boleh menumpukan perhatian pada minit-minit yang lebih baik jika anda bukan peserta utama dalam mesyuarat. Sahkan peranan anda dengan tuan rumah, jika anda tidak pasti.
Dengar dengan teliti sebaik sahaja mesyuarat bermula. Elakkan membawa gangguan seperti telefon bimbit, atau, jika anda membawa komputer riba, menyemak e-mel anda atau melayari Internet. Tetap fokus pada perbincangan di tangan.
Rujuk sahaja perkara utama. Menulis setiap butiran adalah mustahil dan tidak perlu. Tentukan apa yang penting dengan mempertimbangkan tujuan mesyuarat. Catat sebarang pendapat atau cadangan yang disuarakan, isu yang tidak disetujui dan keputusan yang dicapai.
Paraphrase bila mungkin. Menulis kenyataan kata kerja tidak perlu, dan mengambil terlalu banyak masa. Paraphrasing menunjukkan bahawa anda memahami apa yang dibincangkan para peserta.
Isikan halaman anda, jika menulis dengan pen dan kertas, untuk mengelakkan mencampurkan kertas.
Tanya soalan apabila perlu. Jangan takut untuk menjeda atau mengadakan mesyuarat jika anda perlu mengesahkan apa yang dikatakan seseorang.
Tanya soalan segera selepas mesyuarat sementara maklumat masih segar dalam fikiran anda, jika anda perlu menjelaskan sesuatu yang rumit untuk dibawa semasa mesyuarat.
Tulis secara objektif. Sebagai pengambil minit, peranan anda bukanlah untuk memberikan pendapat anda atau perbincangan sensor, tetapi sebaliknya secara ringkas merumuskan apa yang dikatakan.
Semak nota anda untuk ejaan, tanda baca dan kejelasan apabila mengkaji semula mereka kemudian. Taipkan salinan yang baik sebelum mengedarkan minit kepada orang yang diperlukan.
